Відгуки

Бітрікс24 допоміг об'єднати 30 офісів у п’яти часових поясах. Досвід INKSYSTEM

Коли компанія INKSYSTEM розширилася до 30 офісів у п'яти часових поясах, то ставити і контролювати завдання сотням співробітникам за допомогою таких традиційних засобів як Skype і електронна пошта стало проблематично. Така внутрішня комунікація гальмувала бізнес-процеси компанії, забирала у співробітників недозволено багато часу і знижувала їх ККД. Зробити роботу якіснішою і продуктивнішою, незважаючи на розташовані по різних країнах і містах команди, допоміг «Бітрікс24».

INKSYSTEM була заснована у 2006 році і стала одним з перших у світі виробників систем безперервної подачі чорнил для струменевих принтерів, що заправляють картриджі і чорнила для струменевого друку. Бізнес компанії стрімко зростає і сьогодні вона представлена 30 офісами у 6 країнах світу — Росії, Україні, Казахстані, Білорусі, Польщі, США, а кількість співробітників досягла 280 чоловік.

Для управління розгалуженою філіальною мережею і такою кількістю співробітників в INKSYSTEM до грудня 2014 використовували Skype і електронну пошту, а деякі завдання регіональні керівники просто запам'ятовували або записували в блокноти. У той же час, співробітникам завдання від керівників надходили через дві абсолютно різні онлайн-системи. Через неорганізованість і різний набор інструментів в роботі новачкам доводилося довго пояснювати, в яких випадках використовувати один застосунок, а в яких — інший.

Через нестачу своєчасного інформування працівників про нові завдання, неможливість організовувати відкрите обговорення важливих питань, відсутність прозорості у вирішенні низки проблем привели команду до пошуку комплексного рішення. Воно повинно було замінити усі різнобічні сервіси та створити єдине комунікаційне поле, в якому буде легко і зручно погоджувати завдання, ставити відповідальних і стежити за термінами виконання.

«Зараз, напевно, не знайдеться жодного керівника, який не знав би, наскільки ефективніше роблять бізнес правильно побудовані комунікації всередині компанії. Це стосується як горизонтальних комунікацій (спілкування по відділам компанії), так і вертикальних (спілкування з топ-менеджерами компанії)», — розповідає Євгенія Войценя, керівник напрямку інфраструктурних рішень INKSYSTEM.

За її словами, в якості хмарної корпоративної платформи в INKSYSTEM вибрали «Бітрікс24» з ряду причин. У пріоритеті була швидкість переїзду, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і наявність мобільного і десктопного застосунків аналогічних Skype. Крім того, цей сервіс надав компанії весь необхідний функціонал в одному рішенні. INKSYSTEM отримав інструмент управління завданнями і проектами, де можна простежити всю історію змін, соціальну мережу з «живою» стрічкою повідомлень, чат і відеодзвінки, що дозволяють структурувати комунікацію в компанії, і багато іншого. Зваживши всі переваги «Бітрікс24», в INKSYSTEM досить швидко прийняли рішення про впровадження даного продукту. Відповідна робота почалася в кінці грудня 2014 року.

Щоб співробітники безболісно перейшли на новий сервіс, процес проводили поетапно. Спочатку усім був наданий доступ до «Бітрікс24». Після першої критики настав етап налаштування та усунення технічних проблем. По його закінченню INKSYSTEM відмовився від використання двох ERP-систем, і весь бізнес-процес був переміщений до «Бітрікс24». На заключному етапі було реалізовано розмежування функціоналу між 1С і «Бітрікс24». З 1 липня 2015 року компанія повністю перейшла на роботу в «Бітрікс24» в якості засобу комунікації всередині компанії.

«З проблемою залучення користувачів в роботу з тією чи іншою CRM-системою, напевно, стикалися всі керівники компаній. У даному випадку вирішальне значення має бажання співробітника: якщо він хоче, то освоїть будь-який функціонал. Але також велике значення має підтримка переходу на нову систему з боку топ-менеджерів», - ділиться досвідом Євгенія Войценя.

На сьогодні, згідно з даними «Пульс компанії», річний показник залученості використання платформи становить 57%. Це досить високий результат, особливо враховуючи, що ще не минув рік з моменту початку впровадження платформи, а всі роботи і зовсім були закінчені лише 1 липня 2015.

Однією зі складностей переходу була звичка співробітників спілкуватися через Skype. Вони дуже неохоче переходили на браузерную версію чату від «Бітрікс24». Проблему вирішили, встановивши на ПК співробітників десктопний клієнт нового порталу.

Сьогодні усі господарські операції INKSYSTEM продовжує вести в 1С, а всю внутрішню комунікацію компанія перевела в «Бітрікс24». Примітно, що вона активно використовує практично весь комунікаційний потенціал платформи: інструменти постановки та контролю завдань, проведення зборів і планерок, організацію груп, складання списків, бізнес-процесів, управління живою стрічкою, бази знань, wiki-сторінки, зберігання документів і роботу з ними.

Тепер узгодження всіх важливих питань, що вимагають участі топ-менеджменту, ведеться через інструмент «Завдання та проекти». За всіма значущими питаннями топ-менеджмент використовує в завданнях роль спостерігача. У коментарях до задачі відбувається узгодження рівня доступу, з'ясування додаткових питань, а при необхідності комунікації з іншими бізнес-напрямками використовуються підзадачі. При цьому дуже актуальна прив'язка даного процесу до тимчасових рамок — завжди можна побачити, з чиєї вини терміни були порушені.

З новим порталом вдалося удосконалити бізнес-процеси і постійно проводити експерименти, тестування, опитування. Стало легко інформувати про всі зміни співробітників, яких вони стосуються. Приміром, підключили в 1С новий модуль, відповідно помінявся механізм роботи, з'явилася нова інструкція, і всі її нюанси відразу викладаються в Живу стрічку.

«Завдяки впровадженню «Бітрікс24» в компанії INKSYSTEM обговорювати питання стало не просто зручно, але й конструктивно. Якщо в розмові можуть домінувати емоції, то при погодженні питань в «завданнях» багато писати не хочеться, тому публікуєш тільки конструктивні пропозиції. Крім того, з'явилася можливість проводити аналіз завдань і питань, з якими стикається компанія. Вони всі структуровані, у них є теги, а значить з'явився механізм фільтрації поточних завдань і питань», — розповідає Євгенія Войценя про практичні результати використання платформи.

У компанії почали відкрито обговорювати проблеми і висловлювати свою точку зору. У співробітників з'явилися плани робіт, а робочий день став структурованим. І тепер результат виконаної роботи: закриті завдання, проведені наради, вирішені питання — завжди як на долоні.

Бажаєте поліпшити роботу у своїй компанії?

Зареєструйтеся на порталі «Бітрікс24»