Відгуки

Бітрікс24 допоміг збільшити продуктивність компанії без додаткового штату й устаткування. Досвід Coover Box

Малотиражне виробництво пакування для корпоративного сектора — це одна із найперспективніших ніш не тільки в Україні, але й у всьому світі. Адже завдяки унікальній упаковці товар стає набагато яскравішим, привабливішим, набуває додаткової вартості й допомагає завойовувати лояльність споживачів. Але у зв'язку з великою кількістю менеджерської роботи по виробництву, процес ціноутворення за такий вид послуг досить важкий. Але це не лякає компанію Coover Box, яка поставили перед собою амбітну мету — освоїти цю нішу, зробити її комерційно привабливою і стати номер 1 у світі. І влітку 2015 більшість своїх виробничих процесів вони вирішили перевести в «Бітрікс24».

— Артеме, розкажіть про виробництво пакування від Coover Box?

— Ніша, в яку ми увійшли дуже нелегка через велику кількість бізнес-процесів на шляху створення продукту: закупити / надрукувати / висікти / вирізати / обклеїти / здизайнерити / доставити / протиснути / пофарбувати / підпиляти / зачистити. І це далеко не весь список підзавдань до кожного замовлення, тому дуже важко надати адекватну вартість послуги з такою кількістю менеджерської роботи на шляху до кінцевого результату. 

— Які чинники вас змусили задуматися про використання сервісу для організації роботи компанії?

— Зі збільшенням кількості клієнтів і обсягів виробництва у нас відразу вилізли слабкі місця. По-перше, потрібно було впорядкувати дані клієнтів, які зберігалися в екселевських таблицях, і побудувати всю історію взаємин в одному місці. По-друге, ми зіткнулися з виробничою потужністю - замовлень було більше, ніж фактично могли виробляти. Найперша думка у виробників яка? Слід придбати обладнання і найняти більше людей. Але ми почали аналізувати процес і зрозуміли, що основна проблема була в організаційних моментах: там забули, там не встигли, там не сказали, там не вислали, там не подзвонили і т.п. І у результаті ефективність (тут головне слово) у нашого підприємства була дуже низькою.

— Чому вибір зупинився на «Бітрікс24»?

— Ми заглибилися у вивчення ІТ-рішень для виробництва. Перепробували багато систем та сервісів, але постійно стикалися з якимись проблемами. То повільна робота сервісу в Україні, то англійський інтерфейс, який не зрозумілий багатьом співробітникам, то погано розроблений функціонал підзавдань, а він нам дуже потрібен через велику кількості виробничих моментів. На це йшла сила-силенна часу і я розумів, що це непросте і важливе рішення. Процес вибору ускладнював і той факт, що реальну ефективність системи можна відчути тільки після впровадження, через 3-6 місяців як мінімум.

Влітку 2015 я спробував «Бітрікс24», хоча був повністю впевнений, що хороший IT-продукт можуть зробити тільки за кордоном. Але виявилося, що тут формат all inclusive: і CRM, і менеджер завдань, і внутрішня соціальна мережа, і чат, і диск. Після першого місяця тестування я був у захваті і прийняв тверде рішення. Відсьогодні спілкуємося тільки в «Бітрікс24». План виробництва переноситься у сервіс. Доручення виконуються тільки після поставленого завдання в сервісі. Так і пішла ця справа.

Мій компаньйон, завідувач технічною частиною, освоює «Бітрікс24» і віддалене управління

— Як проходив перехід на сервіс серед співробітників?

— Системою ми користуємося вже третій місяць. Старт був дуже болючим. Звички роблять свою справу, люди бояться міняти щось і пробувати нове. Все одно їм хотілося відправити пошту один одному, написати месендж в Skype і Facebook. Я був готовий до того, що «виходити із зони комфорту» буде важко, але чітко розумів, що це принесе користь і значно спростить наші комунікації.

— З якими інструментами «Бітрікс24» ви маєте справу найчастіше?

— На сьогоднішній день у нас щоранку проходить планерка в чаті. Я перебуваю в Києві, а виробництво у Дніпропетровську. Хто у цей час на шляху до офісу приєднуються до нас через мобільний застосунок. Усі завдання компанії виконуються тільки через завдання в сервісі. Весь план виробництва у відповідній групі у вигляді завдань і підзавдань. А це, як я уже зазначав, закупити / надрукувати / висікти / вирізати / обклеїти / здизайнерити / доставити / протиснути / пофарбувати / підпиляти / зачистити і багато іншого.

Бухгалтерія активно використовує диск, де зберігає всі документи для контрагентів. Для вирішення загальних питань компанії активно користуємося Живою стрічкою. Через неї добре відчувати, чим живе компанія, хто чим зайнятий, кому і у якому завданні потрібна допомога, якщо виникають ідеї, то відразу ж обговорюємо як їх реалізовувати у коментарях.

Для внутрішніх комунікацій ми повністю перестали використовувати пошту. По трохи розпочали заповнювати CRM і відчуваємо у цьому великий потенціал. Наступним нашим кроком буде налаштування бізнес-процесів, там взагалі великі перспективи. У даний момент ми використовуємо тільки оплату рахунків.

— Які ще «корисності» ви б відзначили у сервісі?

— «Облік робочого часу» — дуже корисний інструмент для особистої аналітики. Він добре мотивує і дозволяє ефективно використовувати свій час, не відволікатися на різні фішки. Колись ми навіть влаштовували змагальний процес: боротьбу за перше місце у розділі «Пульс компанії» і трекали кожен свій робочий час.

— Як ви відстежуєте ефективність компанії і співробітників?

— За допомогою автоматичних звітів і діаграми Ганта. Вона дозволяє оцінити колег на виконання завдань і їх завантаження. Це хороший інструмент для прийняття управлінських рішень щодо кваліфікації, чисельності персоналу, рентабельності бізнесу.

— Помітні зміни в компанії від переходу на нову систему?

— Уже на третій місяць використання ми почали відчувати комфорт від використання системи: все по поличках, нічого не забувається. Продуктивність компанії збільшується, при тому що ми не набирали додаткового штату і не нарощували парк обладнання. Але навіть це не є нашою кінцевою метою. Головне — це створити повністю автоматизовану систему замовлення упаковки через інтернет, яка потраплятиме в план виробництва. Так що попереду у нас ще довгий шлях разом з «Бітрікс24». ☺

Дякуємо за цікаве інтерв'ю, Артем! Успіхів у досягненні цілей. ☺