Відгуки
Ми об'єднали команду з шести міст на одній платформі. Досвід автоматизації robota.ua
Команда robota.ua, сайту з пошуку роботи, налічує понад 250 фахівців, які працюють в 6 містах України. Аби налагодити між ними комунікацію, організувати спільну роботу над корпоративними цілями, а разом з тим і автоматизувати частину буденних процесів, у компанії впровадили нові інструменти. Що саме оцифрували та як усе працює тепер – розповідає Ірина Литвинова, Head of Stuff Records robota.ua.
|
Ірина Литвинова Head of Stuff Records robota.ua. |
|
Ми хотіли, аби вся команда брала участь у житті компанії “на рівних”
На сьогодні команда robota.ua – це понад 250 фахівців. А оскільки наші офіси є в Києві, Чернігові, Дніпрі, Одесі, Харкові та Львові, то перед нами постало завдання об'єднати всіх якщо не в одному приміщенні, то принаймні на одній платформі. Ми прагнули створити щось схоже на корпоративну соціальну мережу. Хотіли, аби всі мали змогу спілкуватися та брати участь у житті компанії «на рівних».
Звісно, всі ми взаємодіяли й до цього, але комунікація велася в різних чатах і різних системах, постановка завдань не фіксувалася. Тож після певних роздумів ми дійшли висновку, що нам потрібна єдина платформа для комунікацій, де будь-яка інформація ставала би доступною для всіх миттєво.
Зокрема нам хотілося структурувати і зробити більш простими та зрозумілими основні бізнес-процеси компанії – від підбору нових співробітників до оформлення відряджень і щорічної відпустки. Також слушною була потреба оперативно надавати доступ до аналітики по найманих та звільнених працівниках ще деяким співробітникам, крім відділу персоналу.
Зокрема нам хотілося структурувати і зробити більш простими та зрозумілими основні бізнес-процеси компанії – від підбору нових співробітників до оформлення відряджень і щорічної відпустки. Також слушною була потреба оперативно надавати доступ до аналітики по найманих та звільнених працівниках ще деяким співробітникам, крім відділу персоналу.
Нам важливо, щоб система була проста й інтуїтивно зрозуміла в користуванні
Коли кількість працівників компанії налічує понад 250 фахівців, і при цьому співробітники перебувають в різних містах України, а комунікація ведеться за допомогою різних сервісів – витрачається дуже багато часу. А час, як відомо, найцінніший ресурс, яким ми володіємо. Тому після деяких роздумів ми дійшли висновку, що нам потрібна єдина платформа для комунікацій, де будь-яка інформація миттєво ставала б доступною для всіх.
Тож почали шукати сервіс, який би максимально нас влаштовував. Нам було важливо, щоб систему можна було легко налаштувати, а в користуванні вона була інтуїтивно зрозумілою й простою. Коли розглядали наявні на ринку пропозиції, то обрали Бітрікс24. Гнучкість цієї системи дозволяла налаштувати інструменти для всіх основних потреб та реалізувати всі задумки, потрібні саме команді robota.ua.
Тож почали шукати сервіс, який би максимально нас влаштовував. Нам було важливо, щоб систему можна було легко налаштувати, а в користуванні вона була інтуїтивно зрозумілою й простою. Коли розглядали наявні на ринку пропозиції, то обрали Бітрікс24. Гнучкість цієї системи дозволяла налаштувати інструменти для всіх основних потреб та реалізувати всі задумки, потрібні саме команді robota.ua.
Далі наші фахівці почали описувати всі процеси, які потрібно автоматизувати. Ми визначили, чого саме хочемо від системи, як бачимо роботу кожного з команди у ній, та передали всю цю інформацію “Ауспекс” – компанії-партнеру “Бітрікс24”, яка займалася безпосереднім впровадженням.
Всього на опис процесів і постановку завдань, їхнє попереднє налаштування пішло приблизно три місяці. Вже після запуску системи знадобилося ще стільки ж часу, аби все відшліфувати та довести до ідеального стану.
Чи був спротив серед працівників? Все нове і невідоме завжди лякає і викликає опір, і ми – не виняток. Але коли команда познайомилась із сервісом ближче, то оцінила переваги. Зараз у системі працює більшість команди.
Чи був спротив серед працівників? Все нове і невідоме завжди лякає і викликає опір, і ми – не виняток. Але коли команда познайомилась із сервісом ближче, то оцінила переваги. Зараз у системі працює більшість команди.
Комунікація між відділами покращилася, а процеси стали відрегульованими й простішими
Практично всю внутрішню комунікацію ми об'єднали в одному місці. А ще – автоматизували кілька бізнес-процесів, а саме:
● узгодження відпусток та автоматичне нарахування відпустки
● погодження відряджень
● перевірку боргів по звільнених спеціалістах
● підбір співробітників
● процес адаптації нових працівників
● формування звітів по звільнених та найманих працівниках
● оплату рахунків
Також відкрили працівникам можливість бачити і, відповідно, контролювати кількість днів своєї відпустки. Додатково всю важливу й корисну інформацію додали у новостворену базу знань. Тож тепер не потрібно шукати якісь файли чи повідомлення, потрібні для роботи – все зібране в одному місці.
Завдяки нововведенням покращилася комунікація між відділами. Крім того, зараз будь-який процес можна запустити не відходячи від комп’ютера, та, відповідно, дуже швидко отримати результат. Це дуже зручно, та, що не менш важливо, економить час. Усі процеси стали відрегульованими, структурованими, простішими.
● узгодження відпусток та автоматичне нарахування відпустки
● погодження відряджень
● перевірку боргів по звільнених спеціалістах
● підбір співробітників
● процес адаптації нових працівників
● формування звітів по звільнених та найманих працівниках
● оплату рахунків
Також відкрили працівникам можливість бачити і, відповідно, контролювати кількість днів своєї відпустки. Додатково всю важливу й корисну інформацію додали у новостворену базу знань. Тож тепер не потрібно шукати якісь файли чи повідомлення, потрібні для роботи – все зібране в одному місці.
Завдяки нововведенням покращилася комунікація між відділами. Крім того, зараз будь-який процес можна запустити не відходячи від комп’ютера, та, відповідно, дуже швидко отримати результат. Це дуже зручно, та, що не менш важливо, економить час. Усі процеси стали відрегульованими, структурованими, простішими.
Без автоматизації компаніям буде складно
У сучасному світі великим компаніям складно бути потужним гравцем на ринку без автоматизації своїх процесів. Особливо якщо це великий бізнес, а офіси розташовані в різних містах або в різних країнах. Як за таких умов об'єднати працівників? Як створити для них середовище для ефективної спільної роботи? Тільки технології. Саме вони дають змогу взаємодіяти під час виконання завдань, бути в курсі головних етапів роботи колег і життя всієї компанії. Тобто залишатися командою навіть за тисячі кілометрів.
Погляд компанії “Ауспекс”
Впровадження Бітрікс24 для robota.ua робила компанія “Ауспекс”. Ось що про цю співпрацю розповідає її засновник Андрій Мар’ясов:
|
Андрій Мар’ясов засновник компанії “Ауспекс” |
|
Компанія robota.ua прийшла до нас із кількома запитами. Перший – це автоматизація частини бізнес-процесів компанії. Зокрема, ми мали налаштувати Бітрікс24 так, аби автоматично працювали бізнес-процеси по пошуку нових працівників, бізнес-процеси по відрядженнях, відгулах і відпустках, по затвердженню всіх потрібних документів. Другим запитом став єдиний простір для комунікації всієї команди компанії-клієнта. Варто відзначити, що представники robota.ua, які курували впровадження зі свого боку, прийшли з чітким запитом, дуже докладно сформулювали завдання для нашої команди та надавали всю необхідну інформацію в процесі запуску. Це стало запорукою успіху. Ми мали на меті розробити зручний, якісний продукт автоматизації, щоб клієнт був задоволений та з комфортом користувався всіма розробками, і нам це вдалося.
