Главная страница

Відгуки

Бізнес стає комфортнішим, якщо у тебе «Бітрікс24»: кейс Kasha School

Ділитися досвідом і допомагати підприємцям набагато легше, коли власна справа працює як годинник. До такого висновку прийшли засновники школи міських підприємців Kasha School, коли комунікація і «ручний» режим роботи з клієнтами стали займати занадто багато часу. Рішення підказали самі клієнти, більшість яких давно використовують один і той же сервіс - «Бітрікс24».

Коротко про компанію

Kasha School - це дніпропетровська школа міських підприємців. Вона допомагає підприємцям-початківцям створювати свою справу, а діючим - дослідити своїх клієнтів і знайти ідеї для нових продуктів. Kasha School для тих, хто хоче змінювати на краще своє місто, розвивати власний бізнес, знаходити ідеї для нових проектів і втілювати їх. Школа об'єднує лідерів, формує співтовариство сильних, сміливих, мислячих та єдиних в своїх переконаннях і цінностях людей.

Компанія пропонує своєму ком'юніті відразу кілька форматів: від бізнес-сніданку до комплексних рішень по створенню ефективних бізнес-моделей. Це може бути ділова зустріч від 20 до 50 учасників із різних сфер діяльності, на якій обговорюються актуальні теми для підприємців. Або ж можна взяти участь в експерименті по вивченню споживчого досвіду. А можна разом із командою експертів і однодумців зайнятися спільною практичною роботою над своїм проектом, в результаті чого народжуються нові бізнеси.

Потреби малого бізнесу

Весь бізнес Kasha School побудований на взаєминах із клієнтами. Вони постійно шукають нові канали для залучення учасників у свої проекти, відстежують роботу по кожному клієнту, проводять повторні зустрічі та продажі. Зі зростанням обігу весь бізнес-процес став потребувати автоматизації. Потрібна була система, яка систематизувала б організацію заходів, полегшила підготовку нових пропозицій, підвищила їх конверсію і забезпечила прозорість угод і рахунків.

«Найголовніше завдання для нас - це налаштувати автоматизований відділ продажів і по максимуму спростити роботу з існуючими клієнтськими базами в таблицях. Завантажити базу клієнтів і холодних контактів, провести навчання по ефективній роботі з системою, щоб на виході керівник отримував звіти і міг легко знайти потрібну інформацію по роботі з клієнтом або про зайнятість менеджера. Крім того, потрібно консолідувати всі заявки від клієнтів із усіх джерел (сайт, пошта, телефон, соціальні мережі)», - розповідає Тетяна Привалова, компанія Санлайн.

Ще будучи малим бізнесом, але зі зростаючими обігами, засновники школи хотіли автоматизувати процес виставлення рахунків. Система бухгалтерського обліку 1С їм не підходила, тому що масштаб діяльності був не той. Але і «ручний» режим відбирав занадто багато часу і не дозволяв швидко аналізувати ефективність роботи.

Коли обсяг робочої інформації зріс, а канали спілкування залишилися колишніми (SMS, месенджери, електронна пошта), - почався інформаційний хаос.
«У нас більше 345 відкритих чатів у месенджерах. Ми просто потребували побудови правильних комунікацій, які допоможуть зменшити кількість існуючих інструментів для спілкування. Вони зберуть воєдино всі комунікації по різним проектам, кожен із яких є унікальним і має свій бізнес-процес: від учасників, що входять до штату компанії, позаштатних співробітників, фрілансерів і партнерів. При цьому ми дуже хотіли, щоб всі співробітники мали доступ до інформації в будь-який час і з будь-якої точки земної кулі», - розповідають у Kasha School.

Кожному по інструменту

Справитися з проблемами в Kasha School допоміг сервіс автоматизації та оптимізації бізнес-процесів «Бітрікс24». Виявилося, що багато клієнтів школи вже давно його використовують. Своє менторство по налаштуванню процесів запропонувала компанія «Санлайн». Це золотий партнер «1С-Бітрікс», який має багатий досвід по впровадженню корпоративних порталів.

В першу чергу почали з інструменту «Календарі». Його використовують для планування завантаження офісу. У додаток вноситься розклад зустрічей із потенційними спікерами, клієнтами, а також вказується час проведення бізнес-сніданків, бізнес-вікенду, спеціальних сесій для підприємств. Кожен із співробітників має свій Календар і він пов'язаний із особистим календарем (gmail, iPhone і т.д.). Залежно від посади і зайнятості в проекті, вдалося налаштувати різні права доступу до календаря групи, загального по компанії і календарем керівника.

«Керують компанією Вікторія та Ірина, які протилежні за своєю організацією, - розповідає Тетяна - Вікторія - людина системна, а її партнер Ірина - людина творча, повна їй протилежність. Вона не визнає програми для автоматизації, тому що такий софт їй складно дається. Проте, можливість і функціональність цих «Календарів» вони обидві оцінили максимально високо».

У школі вся команда була в захваті від того, що тепер кожен день можна побачити список завдань і відстежувати їх виконання. Керівник має можливість спостерігати куди і наскільки ефективно витрачається час співробітників. Наприклад, на заповнення ліда менеджером йде 1-2 хвилини. Також попрацювали зі скороченою і повною формою завдання, діаграмою Ганта і налаштували основні звіти. Для керівників вдалося налаштувати повідомлення таким чином, щоб не було хаосу і надлишку непотрібної інформації у Живій стрічці компанії, на пошті і порталі. Причому ця інформація доступна в будь-який момент часу з будь-якої точки, де є інтернет.

Співробітники Kasha School активно використовують мобільний застосунок «Бітрікс24». Усі дані системи синхронізуються в режимі онлайн. Для них такий функціонал особливо актуальний з двох причин. Ключові співробітники майже завжди працюють поза офісом. І тепер багато партнерів для бізнес-комунікацій вибирають інструменти «Бітрікс24». Так, повідомлення може прийти в будь-який момент і система не дозволить його пропустити.

По завершенню процесу впровадження безкоштовної версії «Бітрікс24» Kasha School отримала налаштовану CRM-систему. У неї була імпортована база контактів із розрізнених файлів Excel. Тепер ведеться автоматичний облік продажів, виставляються рахунки і аналізується бізнес. На черзі підключення модулю, який дозволить автоматично створювати договори та акти виконаних робіт.

«У процесі обговорення логіки роботи ми виходили із внутрішніх регламентів: коли Лід стає Операцією, який варіант і коли вибираємо при конвертації Ліда у Контакт, Компанію, Угоду. Завдяки живому обговоренню процесів продажів, ми зрозуміли якої інформації не вистачає для майбутньої аналітики і відразу додавали відсутні поля і статуси для роботи з картками Лідів/Угод (явка клієнта, причини програних угод і багато іншого)», - розповідає Тетяна Привалова, компанія «Санлайн».

Економія часу та ресурсів

У результаті впровадження «Бітрікс24» дніпропетровська школа міських підприємців Kasha School отримала багатофункціональне і автоматизоване єдине середовище для роботи з клієнтами і всередині компанії. Сервіс істотно полегшує виконання ряду бізнес-завдань, заощаджує час і ресурси підприємства.

У планах Kasha School запустити омніканальність. Навчитися через CRM-систему комунікувати із клієнтом із будь-якого джерела, без перемикань на канали, втрачених лідів і повідомлень.

Повернення до списку