Відгуки

Як оптимізувати роботу свого бізнесу й разом з тим полегшити життя собі й працівникам за допомогою "Бітрікс24"? Як правильно розгорнути систему? Які особливості треба обов'язково врахувати? 

Розповідає Владислав Штипельман – на прикладі Partner Décor Ukraine, заводу по декорації посуду й тари, та компанії Medusha, яка спеціалізується на виробництві меду в унікальній біоупаковці з натурального бджолиного воску.

Владислав – ідейний натхненник у Partner Décor Ukraine та Medusha, співзасновник Board, всеукраїнського співтовариства підприємців, людина "ShtipelMask" в PartnerPro, виробництві захисних та медичних масок.

Про переведення бізнесу в цифровий формат я почав замислюватися у 2012 році. Інформація про контрагентів зберігалася в Excel, Word, блокнотах і легко могла бути втраченою. Весь процес був доволі хаотичним і неорганізованим.

Мені сподобалася ідея переходу з Excel у якийсь сучасніший вигляд, зручний для всієї команди. Основними завданнями були систематизація бізнесу і автоматизація роботи відділу продажів, зберігання інформації в одному місці, спільне для всіх інформаційне поле і постановка й виконання завдань, які можна відстежити.
Ми змінили кілька CRM-систем, перш ніж почати користуватися "Бітрікс24". Щось сильно гальмувало, щось було занадто простим і не покривало всіх наших запитів, а щось коштувало набагато дорожче початкових вкладень і виявилося не вартим витрачених зусиль.

У кінці 2014 роки ми купили Terrasoft CRM, незважаючи на те, що вона була дорожчою, ніж ми могли собі дозволити. Кілька днів намагалися розібратися й налаштувати її. В результаті виявилося, щоб розгорнути продукт, потрібно вкласти набагато більше грошей, ніж коштувала річна ліцензія. Системою ми так жодного разу і не скористалися, а оплату за неї нам не повернули. 

Майже одразу після цього почали користуватися Бітрікс24. Перевага в тому, що цю систему можна спочатку протестувати безкоштовно. Нас привабили зручні інструменти: зрозуміла CRM, інтегрований таск-менеджер, онлайн-офіс, IP-телефонія. Система круто наповнена, хоча ми використовуємо її не на всю потужність. 
Пам'ятаю, як у 2015 році на тренінгу Кирила Куницького "Бізнес-Конструктор", я відбудовував бізнес-процеси, які вивчав, уже безпосередньо в Бітрікс24.

Мій досвід впровадження CRM у декількох компаніях свідчить про одне: керівник не повинен приймати ніяких результатів, якщо вони зроблені не в CRM. Все треба робити тільки через систему – вимагати цього від себе та від інших.

Після невдалого досвіду з Terrasoft CRM колеги насторожено поставилися до нової спроби. Але у нас згуртована команда, і ми просто пояснили, що потрібно спочатку докласти зусиль, які потім принесуть інвестиції і вільний час.

Перше, що ми зробили – вивантажили таблиці Excel. Вивчили логіку Бітрікс24, розібралися, як там формуються картки клієнтів і компаній та контактна інформація людей. Зберегли дані клієнтів, заповнювали необхідні нам поля, налаштували доступи всередині.

Також впроваджували IP-телефонію. Користувалися досить довго Binotel, але відмовилися від нього – він завдавав великого дискомфорту менеджерам: підвисав, давав сторонні шуми, клієнтам було некомфортно з нами спілкуватися. Перейшли на Stream Telecom і менеджери стали ще щасливішими.

Згодом почали використовувати Бітрікс24 не тільки як комплекс телефонного довідника, а й підключили завдання, бізнес-процеси і проекти. З'явилося правило: задачі не існує, якщо її немає в Бітрікс24.

Звичка обов'язково фіксувати інформацію вимагала часу й дисципліни. До моменту, коли ми зрозуміли, що легко всім користуємося і легко пояснюємо ці правила новим працівникам, минуло 6-12 місяців – залежно від того, хто яку частину роботи виконував.

Як власник компанії я став щасливішим, адже мені й моїй команді стало простіше працювати. Бітрікс24 хоч і забирає частину часу, бо треба постійно щось заповнювати і записувати, але сильно спрощує життя, систематизує все. CRM дозволяє комфортно зберігати і використовувати інформацію, бути вільним від того, що потрібно тримати все в голові.
 
Бітрікс24 об'єднав офіс і виробництво, синхронізував інформацію в єдиному полі. Він допоміг прибрати ті помилки, які ми раніше допускали, налагодити бізнес-процеси і усунути інформаційний розрив. В усіх наших компаніях ми користуємося цим сервісом на різних акаунтах.

Ми навчилися працювати із завданнями і проектами, розширили їх перелік, додали чек-листи. Це поліпшило виробництво, створивши єдиний ланцюжок, ланки якого не втрачаються. Інформація зібрана в одному місці, вона зрозуміла і чітко структурована.

Проекти створюємо під кожне замовлення індивідуально, серед них є й тривалі. Тож дуже зручно, коли ти ведеш клієнта кілька років і знаєш про нього все: коли, в який період і що замовляв, коли вітати його або його компанію з днем ​​народження тощо.

Навіть коли працівник йде з компанії, вся інформація залишається. Ми можемо прослухати записи дзвінків, яка була комунікація, скільки було контактів. Це зручно для аналітики, ухвалення рішень і планів продажів.

Неодноразово ловили себе на тому, що без цього інструменту вже не зможемо працювати і ефективно будувати бізнес-процеси. Ти просто відкриваєш його, і вся інформація в тебе перед очима.

У зв'язку з карантином ми всіх перевели на формат віддаленої роботи. Поточні процеси не ускладнилися, бо в нас уже був напрацьований процес фіксування інформації, й кожен розуміє свою зону відповідальності.

Щоб поставити комусь задачу, ми вже давно не бігаємо один до одного в кабінети. Все оцифровано. Зараз Бітрікс24 допомагає уникнути розриву комунікації і усуває дискомфорт через відсутність людини поруч.

Пара місяців карантину, і ми всі зрозуміємо, що офлайн-офіси та офлайн-наради нам потрібні менше, ніж раніше. Чесно кажучи, в цей період ми стали більш продуктивними, тому що економічне середовище змінилось, і потрібно бігти швидше і ще трохи, щоб встигати адаптуватися.

Влаштовуємо щоденні планерки, обговорюємо проекти і послідовність завдань. Зараз їх потік зменшився, тому не можна стверджувати, що є низка питань, які потрібно строго контролювати. Ми просто говоримо один одному, що і коли потрібно зробити.

Трохи складніше стало підтримувати моральний та емоційний фон у команді. У всіх різний настрій, і це може позначатися на результатах. Командний дух підтримуємо регулярними нарадами через Zoom.

Я не люблю слово "мотивація", тому що у нас в суспільстві воно має викривлений сенс. Мотивація може бути тільки з приставкою "само", тобто "всередині мене є мотив, що спонукає до дії". Зріла особистість знаходить цей мотив сама, її не потрібно мотивувати. Менш зрілих людей стимулювати и вирощувати.

Я не уявляю, як зараз працюють компанії без CRM. Мені здається, що вони - це факс, абсолютно непотрібний сьогодні пристрій. Їм слід замислитися над тим, чи не перетворилися вони на щось, що є атавізмом.

Зараз для кожної компанії CRM-система - це:

• Необхідність виживати.
• Неодмінний мінімум для ведення бізнесу.
• Бажання більше заробляти.
• Почуття радості і спокою від того, що все зберігається в одному місці, до всього є постійний доступ, і це дозволяє, як каже  апологет системи GTD Слава Сухомлинов (спортсмен-триатлет, фінішер змагань Ironman, – прим. авт.) очистити розум.

Не бійтеся впроваджувати CRM. А Бітрікс24 варто вибрати тому, що компанія дбає про своїх користувачів, проводить багато безкоштовних вебінарів. І є інтегратори, які допоможуть розгорнути систему.

Нам допомагали партнери «Бітрікс24» – компанія Insider Group на чолі зі Святославом Райським. Вони слухають та чують клієнтів і спілкуються людською мовою, яку легко переводять на технічну і навпаки. А головне, що команда Insider бачить своєю ціллю допомогу у відбудовуванні автоматизації бізнесу і роблять вони це по-райськи круто! Тому далі будемо поглиблювати функціонал системи тільки з ними.

Перехід в електронну площину сьогодні життєво необхідний будь-якій компанії. Світ і економіка змінюються. Автоматизація процесів дозволяє зробити бізнес більш адаптивним, мінімізувати людський фактор і підвищити ефективність бізнес-процесів.