Відгуки

Як звільнитися від документального та процесного хаосу. Досвід благодійного фонду «Таблеточки»

НАША СПІВРОЗМОВНИЦЯ: Ольга Кудиненко Засновниця БФ «Таблеточки»

Робота в благодійному фонді у більшості людей асоціюється тільки з проханнями про пожертвування. Але тільки не у тих, хто особисто бере участь у розвитку і будівництві волонтерства в Україні. Тому що фонд - це структура з прозорою звітністю, в якій є адміністративні, операційні, проектні завдання для отримання допомоги та її розподілу. В таких організаціях дуже важлива швидкість комунікацій і чітка координація, адже підопічні не завжди можуть чекати.

Засновниця БФ «Таблеточки» Ольга Кудиненко розповіла про те, як їй вдалося скоординувати роботу фонду і зробити її прозорою для кожного співробітника, при цьому скоротити час на внутрішні комунікації.

Ольго, розкажіть, як народилася ідея створити благодійний фонд «Таблеточки»?

- Ще п'ять років тому, коли я працювала піар-менеджером Фонду Віктора Пінчука, побачила в інтернеті прохання про покупку ліків, яких не було в Україні. Я вирішила спробувати і попросила серед своїх друзів на Фейсбуці допомоги. Ми дуже швидко зібрали потрібну суму, купили препарати в Італії і передали в Охматдит. Тоді я і зрозуміла, що допомагати це просто і це може робити кожен.

Через два роки з'явився благодійний фонд «Таблеточки», який допомагає онкохворим дітям по всій Україні. Ми захищаємо їх права та інтереси, сприяємо у наданні своєчасної лікарської допомоги, забезпечуємо необхідними ліками або допомагаємо з пошуком клініки для проведення операцій. Також ми займаємося паліативної допомогою, тобто допомагаємо діткам, яких вже не можна вилікувати, але можна полегшити становище.

Усі наші проекти носять основну мету - зробити лікування комфортним і допомогти підопічним отримати все, чого вони потребують. Потрібен волонтер, щоб помалювати з дітками - Таблеточки їх знайдуть, потрібно продовжувати навчання за шкільною програмою - ми знайдемо вчителя, необхідно поїхати на лікування за кордон - ми знайдемо кошти і відправимо дитини.
Наш фонд кардинально відрізняється від інших організацій саме механізмами допомоги. Ми ніколи не тиснемо на жалість, а оперуємо фактами і пропонуємо на своєму сайті масу ідей для особистої або корпоративної допомоги: від коробочки для штрафів в офісі до покупки подарунків у нашому сувенірному онлайн-магазині. Там можна купити не просто товари, а речі, які рятують життя дітям.

- Своїх перших співробітників ми почали набирати 2,5 роки тому. Раніше, мало не під кожен «процес» я думала, що потрібен фахівець і відкривала вакансії. Але після аналізу всієї внутрішньої роботи, я зрозуміла, які люди потрібні в команду і з якими цінностями. Зараз нас уже 15 осіб.

До нас співробітники приходять не за кар'єрою, а за реалізацією. Звичайно, у великій компанії безпечніше і зрозуміліше, але у нас все набагато цікавіше. Фонд може запропонувати багато проектів, божевільне зростання в повноваженнях і реалізації найсміливіших ідей. Можна отримати колосальний досвід роботи, але, в першу чергу, потрібно співпадати з місією фонду. Немає ні часу, ні бажання на корпоративні ігри. Єдине, що мотивує в нашій роботі - це допомога дітям.

- На перший погляд здається, що в благодійній організації все набагато простіше, ніж у бізнесі. Але це взагалі не так. У нас, як і у будь-якої компанії, є документообіг, звітність, ієрархія і дуже-дуже багато проектної роботи.

З «Таблеточками» ми пройшли різні стадії розвитку і вже встигли спробувати різні інструменти для комунікацій і координації проектів. Дуже довго нашим основним інструментом був Фейсбук. Це було безліч чатів, де все губилося, неможливо було знайти, хто і за що в підсумку відповідальний. Проекти просто розвалювалися. Ми розуміли, що нам катастрофічно не вистачає для спілкування груп в Фейсбуці і звітів в Ексель. Стало очевидно, що ситуацію час змінювати - інакше розвитку не досягти. Нам потрібна була наша, внутрішня система, яка допомогла б структурувати роботу фонду, зробити процеси чіткими і прозорими, щоб кожен співробітник бачив, як просуваєтся робота і міг зберігати всю історію комунікацій. Бо у нас є діти, яким ми допомагаємо, є партнери, з якими ми працюємо, і є спонсори, які допомагають нам.

Спочатку нам порадили CRM-систему для невеликого бізнесу. Вона була непогана, але не мала всіх функцій, які нам потрібні. Я продовжила пошуки. Спрацювало сарафанне радіо і наш дружній Фонд «Галченок», який також допомагає діткам, розповіли нам про сервіс «Бітрікс24», який вони використовують в роботі. І ми вирішили спробувати.

- Коли ми переїхали на Бітрікс24, то перше, що зробили, це звели всі канали комунікацій в одне місце. Тепер ми знаємо, що можна тегнути людини і вона точно не пропустить повідомлення, написати їй особисто і вона отримає повідомлення як на комп'ютері, так і пуш-повідомлення на телефон. Потім ми почали заводити проекти і розподіляти по ним завдання, ставити терміни і ступінь важливості. Сьогодні кожен із нас знає, за який етап проекту і хто відповідальний, бачимо як просувається завдання, що зараз закінчуємо, що починаємо, а що підходить до наступної стадії. Люди можуть влаштовувати мозкові штурми в гілці обговорень, публікувати і обмінюватися файлами, документами. А при потребі можна відновити всі файли і завдання і вже піти по відпрацьованому процесу.

Наші співробітники з розумінням поставилися до нової системи. Всі відчували, що потрібно щось робити, інакше ми будемо топтатися на місці, без розвитку. Ми провели тренінг для всіх, розповіли і пояснили, як буде працювати компанія. Звикли досить швидко і так само швидко повністю звільнилися від того документального та процесного хаосу.
Раніше ми не зберігали брошури і книги, а тепер на диску ми створили свою корпоративну бібліотеку. Ми туди завантажили усі методички, журнали, книги, рекламні матеріали. Це величезний плюс. Доступ налаштували всім.

Для вирішення операційних питань ми створили спеціальну директорську групу. Доступ до неї мають лише керівний склад. Ось у нас була проблема: не могли поділити у відділі фандрайзингу партнерські комунікативні потоки. Швидко обговорили це в робочому чаті і все - проблема вирішена і вихід знайдений. У живу стрічку компанії випустили результат і всі співробітники знають, що їм робити, і партнери задоволені роботою.

Наступним нашим кроком буде автоматизація бізнес-процесів фонду і перенесення всіх контактів наших партнерів і спонсорів у CRM-систему.