Відгуки

Щоб вивільнити час на пошуки партнерів, максимально автоматизували рутину. Досвід Української Біржі Благодійності

У рамках проекту «Успішні історії» ми поспілкувалися з Іриною Гуцал, директором Української Біржі Благодійності, про те, з якими операційними труднощами вони стикаються і як знаходять рішення, який набір інструментів вибрали для команди і як вдається маленьким штатом тримати руку на більш ніж 1 000 благодійних проектах на рік.

НАША СПІВРОЗМОВНИЦЯ: Ірина Гуцал директор Української Біржі Благодійності

Розкажіть про організацію Українська Біржа Благодійності (УББ)?

Це онлайн-платформа для об'єднання людей, яким потрібна допомога, з тими, які можуть її надати. Ми виступаємо своєрідним гарантом, який відповідає за те, що допомога дійде до адресата і йому допоможуть. Розміщуємо на сайті інформацію від перевірених благодійних фондів і повністю супроводжуємо процес проекту: від розміщення заявки і до моменту, коли її можна вважати закритою. Також контролюємо процес переміщення коштів і робимо повний фінансовий аудит зі звітом про витрачені гроші. Тому будь-яка людина, яка перерахувала кошти на рахунок обраного проекту, може дізнатися, на що саме вони були витрачені.

Завдання фонду не зібрати гроші, а вирішити проблему. За 7 років роботи на платформі УББ акредитовано понад 120 неприбуткових організацій та реалізовано 3 000 благодійних проектів. Прямо зараз запущений збір коштів на 200 проектів і ще 500 в роботі. Це означає, що гроші вже зібрані, але ми чекаємо, коли вони будуть реалізовані, щоб проконтролювати і підготувати звіт. Виходить, що в нашому відділі одночасно в роботі близько 700 проектів. І все це при штаті у 10 чоловік.

Наскільки нам відомо, ви не тільки допомагаєте в зборі коштів, а й піднімаєте проблеми людей з обмеженими можливостями, дитячою онкологією, ліками на державний рівень, берете участь в ухваленні законопроектів, виносите біль у суспільство, щоб її почули і прийняли рішення. Ви самостійно створюєте креативні проекти, рекламні брошури, тематичні акції, заходи чи користуєтеся послугами агентств?

УББ є своєрідним креативним агентством із формування попиту і пропозиції в світі благодійності. Наприклад, до нас приходить корпоративний донор, якому потрібно реалізувати свою програму КСВ (корпоративна соціальна відповідальність). Ми з'ясовуємо, куди саме вони хочуть витратити гроші чи допомагаємо вибрати проект і правильно розподілити кошти. Ми придумуємо, створюємо презентацію і приходимо з готовим проектом в фонд або ж до корпоративного донора і розповідаємо про ті можливості, які є.

Таким чином ми допомагаємо фондам розвиватися і правильно пропонувати проекти корпоративним донорам. Наше завдання зробити їх ефективними. Наприклад, компанія хоче допомагати незрячим. Вони хочуть розвісити по місту маячки і дати можливість людям зі слабким зором більш-менш вільно пересуватися. Ми з'ясовуємо, наскільки життєздатна ця ідея, наскільки міська влада готова йти на зустріч у цьому питанні. Якщо є серйозні перешкоди і ми розуміємо, що ці маячки, розвішані у невідповідних місцях, будуть просто розкрадені й викинуті, то ми пропонуємо донору інший проект, який буде дійсно корисний людям зі слабким зором. Наприклад, у нас дуже добре зайшов проект із соціальним таксі.

Як і коли виникла ідея створити біржу благодійності в Україні?

Це міжнародна практика і такі краудфандингові платформи створювалися вже давно. Почалося все в Америці. Подібні організації почали з'являтися на початку 2000-х р.

У 2010 році ідея української біржі була запропонована Віктору Пінчуку ініціативною групою людей для посилення неприбуткового сектору. У 2011 році були виділені кошти на створення і запуск УББ. І зараз ми виросли в окрему і серйозну організацію. Ключова ідея УББ - це кожна гривня на благодійність. Якщо людина дає 100 гривень на порятунок дитини, то ці гроші повинні піти саме на порятунок дитини.

60% наших адміністративних витрат фінансуються Фондом Віктора Пінчука і 40% сплачуються за рахунок благодійних внесків, які люди переводять конкретно на адміністрування УББ. Ми нічого не приховуємо. Усі витрати на робочі процеси йдуть окремим рядком бюджета і все знаходиться у відкритому доступі.

Серед ваших благодійників є не тільки люди, але й корпоративний сектор. Дуже часто ми бачимо в магазинах, на заправках, на барахолках інформацію про збір коштів в партнерстві з організаторами або власниками бізнесу. Як ви залучаєте партнерів?

За 7 років існування нашої організації ми залучили 159 000 000 гривень і це тільки на благодійність. Із них близько 15% внесків ми залучили за рахунок партнерства. Спочатку ми бачили себе, як ресурс для народного фінансування, але виявилося, що корпоративні донори теж хочуть бути повноцінними учасниками цього процесу.

У нас є також є практика, коли публічна людина веде збір коштів. Наприклад, він оголошує про те, що його можна привітати з днем народженням або іншою значущою подією, зробивши благодійний внесок на конкретний випадок дитині або проекту, який цього потребує. Так ми взаємодіяли із Володимиром Зеленським, Оленою Кравець, Властою Шовковською і ще багатьма іншими людьми.

Ви підтримуєте більше 1 000 проектів на рік, при цьому в штаті тільки 10 чоловік. Який у вас набір основних інструментів для команди, щоб контролювати роботу і робити все вчасно?

У нас дуже велика кількість процесів, просто неймовірна. Тому використання нових інструментів, які допомагають структурувати наш процес, дуже вітаються. Зараз ми користуємося інструментами Google і Бітрікс24.

Досвід роботи у компанії підказував, щоб вивільнити час на пошуки партнерів, потрібно максимально автоматизувати рутину. Важливо не втрачати завдання і домовленості з клієнтами, мати можливість повернутися до історії проекту, відслідковувати нашу ефективність. Тому ми вирішили впровадити CRM-систему.

Щодня до нас надходить приблизно 5 нових благодійних проектів через спеціальну CRM-форму на нашому сайті. Ніяких телефонних заявок або звернень через соціальні мережі. Автоматично заводиться картка партнера і всі дані з форми з прикріпленими документами, які фонд або корпоративний донор заповнили, потрапляють у CRM-систему як «Лід» і дублюються на Gmail.

Із цього моменту з'являються перші завдання на проектний відділ. Розгляд документів, вивчення питання та кошторис проекту. Буває таке, що фонди надсилають неповну інформацію, буває, що потрібно зменшити суму проекту, тому щось хтось уже перевів більшу частину. Наш проектний відділ працює із кожним фондом, із кожною компанією індивідуально.

Якщо говорити завданнями, то це близько 20 за день на маленький і короткий проект. Так, у нас є хвости. Ми ще не зовсім закрили питання тайм-менеджменту і навіть Бітрікс24 не витримує той шквал завдань, який надходять щодня, але ми намагаємося аналізувати і оптимізувати операційні процеси. Іноді ми трекаємо наших співробітників на предмет того, скільки часу у них йде на виконання тієї чи іншої задачі. Так, ми з'ясували, що для якісної роботи нам не варто ставити задачу контент-редактору по публікації більше 5 проектів в день - страждає якість.

Після публікації проекту на сайті, завдання із проектного відділу йдуть на інших співробітників: маркетинг, PR, smm і тп. Кожну операцію детально описуємо за єдиним шаблоном. Деталі дописуємо інформацію у мірі надходження. На кожному етапі призначений один відповідальний співробітник.

У вас високий рівень плинності кадрів? Робота дуже ненормована і напружена, потребує сильної мотивації та енергії.

У нас майже немає плинності. Люди працюють по 7 років. Наймолодший співробітник у нас працює півроку. Решта від 3 до 7. Ми завжди йдемо назустріч людям, яким потрібен віддалений режим, відпустку або гнучкий графік роботи. У нас робота не для всіх і випадкові люди швидко відсіюються. Було кілька випадків, коли довелося попрощатися з колегами через те, що не зійшлися за складом характеру, за світоглядом, але із 2012 року таких випадків практично не було.

У нас просто не приживаються люди, які не можуть жити проектом. Адже робота вимагає того, щоб людина проживала кожен проект. По-іншому просто не можна. Людям доводиться пропускати через себе інформацію, щоб правильно доносити її тим же донорам і звичайним користувачам.

Наші постійні співробітники завжди удосконалюються. Незважаючи на шквал завдань вони якимось чином знаходять час, щоб вчитися. Наприклад, нещодавно у нас з'явився власний арт-директор, якого виростили самостійно із контент-менеджера. Інша співробітниця за особистою ініціативою пішла вчитися фандрайзингу. Керівництво УББ тільки вітає такі починання.

Як вам вдається утримувати таких співробітників?

УББ - це небайдужі люди, які хочуть допомагати іншим. Ми не приховуємо, що наші зарплати нижче за ринкові й ми теж, у якійсь мірі, займаємося благодійністю.

Ми не обмежуємо співробітників в роботі над іншими соціальними проектами. Багато із них поєднують свої власні проекти з роботою на біржі. Вони встигають жити і допомагають жити іншим. Це величезна, божевільна робота. І у нас таких людей більшість.

Деякі зі співробітників мають ступінь MBA, деякі закінчили дуже статусні державні вузи і могли б працювати в урядових проектах, але всі вони працюють в УББ і працюють добре. Ми дуже пишаємося нашими людьми, їхніми поглядами на життя і тим, що вони готові жити не тільки для себе, але і для інших.