Відгуки

Як впорядкувати замовлення з оренди техніки, якщо їх у твоєї компанії понад 50 тисяч? Швидко підтверджувати наявність, формувати ціну з урахуванням дат і знижок? Віддавати клієнту документи за хвилину? Тепер вже знають у компанії Frame Rental, яка надає послуги подобової оренди фото- та відеотехніки.

На певному етапі команда зрозуміла, що оперувати великим обсягом інформації стає складніше. Зокрема, в 1С, де раніше велася робота з клієнтами, не було можливості вести аналітику по каналах продажів, а фахівці Frame Rental працювали в декількох програмах, що ускладнювало робочий процес.

Оптимізувати процеси вирішили за допомогою сучасних інструментів. Обрали коробкову версію Бітрікс24, який легко можна адаптувати під логіку будь-яких бізнес-процесів. Які саме завдання вдалося вирішити і що покращилося – читайте далі.

Перенесення даних не вплинуло на ефективну роботу з замовленнями

Першим етапом переходу стало перенесення з 1С у нову систему всіх даних, а це – понад 50 тисяч замовлень із великою кількістю змінних. Фахівці компанії ITUA, яка впроваджувала Бітрікс24 для Frame Rental, для вирішення цього завдання розробили спеціальний модуль, що поступово завантажував попередню базу до нової CRM-системи. У цей же час менеджери могли додавати та обробляти нові замовлення у звичному режимі.

Велика база клієнтів у Frame Rental сформувала ще одну потребу – таку систему роботи із замовленнями, яка б звела до мінімуму людський фактор. Зазвичай помилки траплялися, якщо менеджер пропускав якийсь важливий рядок у CRM, наприклад, контакти чи адресу доставки, і закривав угоду. Через це не витримувалися терміни й страждала репутація компанії.

Щоб уникнути подібних ризиків, Бітрікс24.CRM налаштували так, що кожен статус замовлення має свій сценарій переходу в інший. Наприклад, неможливо перейти з першого статусу «Нове замовлення» одразу в третій «Замовлення підтверджено», поки не заповнені дані в другому. Якщо ж менеджер натиснув на вкладку «Замовлення підтверджене», але забув заповнити якесь обов'язкове поле, угода залишиться на тому ж етапі. А менеджер побачить повідомлення з підказкою про причину відмови.

Вартість оренди техніки почав рахувати «розумний» календар

Специфіка сфери оренди фото- та відеотехніки така, що найбільша кількість замовлень припадає на вихідні. У зв`язку з підвищенням попиту ціни на прокат техніки у певні дні зростають, тож вартість кожного замовлення визначається з урахуванням кількох перемінних, зокрема дня тижня, часу, наявних знижок тощо.

Але крім цього є й інші нюанси. Наприклад, якщо техніка надається в оренду з п'ятниці на суботу – ціна рахується як за вихідний. За умови прокату з п'ятниці до понеділка – тариф формується вже не за три, а за дві доби. Таких особливостей виявилося з десяток, і всі їх вдалося автоматизувати. Тепер менеджеру достатньо обрати дати оренди у календарі, і додаток самостійно вирахує вартість, дотримуючись бізнес-логіки компанії.

Так само автоматизували й розрахування знижки. У Бітрікс24 вартість прокату обладнання визначається автоматично, з урахуванням дня, часу, тривалості оренди й кількості техніки. На випадок, коли потрібно зробити персональну знижку, створили окремий модуль. Менеджер у системі сам вказує потрібне значення, а сума дисконту рівномірно розподіляється між усіма товарами в замовленні. Додатково потрібно вибрати лише обґрунтування знижки, наприклад «відсутня кришка для об'єктива» чи «є помітні подряпини».

Наявність техніки на конкретну дату перевіряється за три секунди

Коли клієнт здійснює запит, для нього однаково важливі дві речі: ціна оренди й доступність техніки на конкретний день та час. Зазвичай у боротьбі за нового клієнта перемагає той менеджер, який надає цю інформацію максимально швидко та якісно.

У Frame Rental завдяки впровадженому Бітрікс24 менеджеру достатньо обрати позицію, яка цікавить клієнта, дату та натиснути кнопку «Перевірити доступність». З каталогу одразу ж підтягнеться необхідна інформація: наявність, кількість, доступність, та навіть аналоги – якщо конкретне найменування неможливо замовити.

Коли необхідний комплект техніки готовий до видачі, менеджеру треба підготувати накладну. Для пришвидшення цього процесу фахівці компанії ITUA створили розділ «Документи». У ньому швидко генеруються нові договори з актуальними датами, реквізитами та замовленою технікою.

Час обслуговування клієнтів скоротився, а якість – зросла

Запорука успішної автоматизації процесів бізнесу потребує колосальної попередньої роботи. Тож ще на початку впровадження у Frame Rental передбачили кожну дрібничку, врахували всю специфіку діяльності, й це дало змогу максимально підлаштувати сервіс і зробити роботу фахівців ефективною й зручною для них самих.

Завдяки цьому та додатковим розробкам і налаштуванням від ITUA, у Frame Rental отримали чимало переваг. Зокрема вони відзначають такі:

• адаптація інтерфейсу CRM під конкретні потреби й задачі команди;

• систематизація процесів та скорочення часу на обслуговування клієнтів;

• відслідковування ефективності роботи менеджерів;

• зручна робота з попередніми замовленнями й базою даних;

• повна автоматизація продажів та документообігу.

І це спрацювало! Тепер фахівці, які раніше витрачали час на тривале оформлення замовлень, вирахування ціни на оренду, перевірку наявності, можуть зосередитися на пошуку нових клієнтів. А власник компанії, оперуючи актуальними даними, завжди може швидко ухвалювати рішення, спрямовані на розвиток бізнесу.