Відгуки

Комунікація у колективі – ось що було слабким місцем 4 роки тому. Ми спілкувалися в різних сервісах, месенджерах, поштою – кому де зручно. А оскільки компанія невпинно росла, працівників ставало більше, то кількість інформації збільшувалася й орієнтуватися в ній було щоразу складніше. Доводилося все дублювати або довго шукати в листуванні потрібне завдання чи коментар.

У якийсь момент ми усвідомили, що треба зробити комунікацію між працівниками більш системною. Першим варіантом для взаємодії команди став простий самописний сайт, але він не додав динаміки і швидше був інформаційним ресурсом для публікації новин.

Тоді ми поставили собі за мету створити єдине інформаційне поле як інструмент корпоративної культури. Затвердили це у стратегії й почали вивчати, що є на ринку. До речі, аналізували і продукти, і підрядників, бо не завжди якість програмного рішення відповідає презентації підрядників та навпаки.

Такого, що ми цілеспрямовано хотіли Бітрікс24, не було. Але так склалося, що й інтегратор (компанія, яка встановлює й налаштовує програмне забезпечення – Ред.) гарно презентував рішення, і сам продукт сподобався. Вже у процесі ознайомлення дізналися, що система не обмежується одним інформаційним полем – є ще й автоматизація бізнес-процесів, робота із задачами та проєктами. І почали порівнювати Бітрікс24 з іншими продуктами.

Основними критеріями вибору були можливiсть налаштувати систему під свої потреби та наявність висококласних фахівців, які зроблять впровадження. У Бітрікс24 була і змога зробити все «під себе», й інтегратори, які допомогли пройти перші етапи. Ми впроваджували систему разом із партнерами й протягом двох років працювали з ними. А коли наша експертиза значно зросла і запити стали більшими, продукт під потреби компанії почали вдосконалювати фахівці з нашої внутрішньої IT-команди.

Бітрікс24 за свої гроші дуже хороший. Ми стикалися і стикаємося з продуктами абсолютно різних бюджетів. Часто купуємо просунуті генерації, наприклад Office 365, але в порівнянні з Бітрікс24 там космічні цінники. До того ж, у подібних системах багато функціоналу, який дублюється, тому кожен продукт потрібно вибирати під конкретну задачу і дивитися TCO (Total Cost of Ownership — сукупна вартість володіння/вартість життєвого циклу) кожного продукту. У Бітрікс24 із цим усе гаразд. Коли є бажання розвивати автоматизацію, він влаштує і великі компанії, й бізнеси з невеликим бюджетом.

Найскладніше було впровадити систему в корпоративне життя компанії

Перехід на Бітрікс24 був тривалим – було доволі тяжко переконати всіх користуватися новим інструментом. Ми не мали змоги ознайомитися з іншими кейсами і перейняти чийсь успішний досвід у переконанні колективу, тож працювали з людьми самі – так, як відчували.

Призвичаювалися до нового формату комунікації через «спеціальну систему» близько трьох років. Звісно ж, далеко не всі працівники сприймали нововведення одразу і без заперечень. І це нормально, бо якщо ви роками щось робили, а потім вас змушують змінити підхід – це додає дискомфорту. Але за допомогою керівництва і віри в нашу стратегію ми переконали колег почати працювати, потерпіти, звикнути.

Трансформація була поступовою. Спочатку Бітрікс24 використовували декілька працівників, які розуміли його перевагу, а потім вони вже переконували інших. У цьому процесі важливо якомога швидше зібрати першу групу поціновувачів, які задоволені продуктом і вже користуються ним. Тоді вони доволі швидко вплинуть на інших.

Допомогло те, що люди схильні зважати на чужу думку. Бо навіть якщо хтось із працівників отримував у роботі перший негативний досвід, колеги з позитивним досвідом переконували його спробувати ще раз.

Зараз ніхто вже не згадає обурень і невдоволення продуктом. Новачки, які приходять у компанію, одразу працюють у Бітрікс24. Їх не треба вмовляти, бо вони бачать, що це – правило у команді, й за тиждень-два звикають. Ті ж, хто працює в «РУШ» уже давно – перелаштувалися. Тепер говорять, що все чудово, аби не було технічних збоїв.

Бітрікс24 передбачає високу культуру роботи компанії

У переході на Бітрікс24 ми не залучали так званий адміністративний ресурс – жодних наказів чи покарань. Бо переконані, що командно-наказовий тон веде до неефективності: коли, наприклад, всього 20% команд продуктивні в своїй діяльності, а інші нещасливі та нерезультативнi.

Навіть зараз ми нікого не змушуємо використовувати саме цю систему: хочете послуговуватися іншими – будь ласка. Але 80% команд працюють з інструментами Бітрікс24. І, що важливо, так теж можна: практика показує, що навіть не стовідсоткове використання не порушує цілісності нашого робочого простору. Головне, щоб інструменти, які використовує команда, допомагали досягати результатів.

Конкретних KPI (key performance indicators, ключові показники ефективності – Ред.) переходу на корпоративний портал ми перед собою не ставили. Точно знали, що хочемо всі словесні й паперові рішення з нарад, переговорів і зустрічей перевести в електронні протоколи та завдання в Бітрікс24. Тобто 80% комунікацій мали перейти в систему й ліквідувати внутрішні листування поштою.

Технічних складнощів у користуванні Бітрікс24 немає, але він передбачає високий рівень культури взаємодії в колективі: як ти ставиш завдання, що пишеш колегам у чаті, як формулюєш думки у живій стрічці для всієї компанії, як ведеш проєкти і даєш зворотній зв'язок. Зараз наша команда вже живе ідеологією цього продукту.

Якщо прибрати бізнес-процеси, операційне життя компанії зупиниться

Ми допрацювали Бітрікс24 під наші потреби. Найціннішою річчю, яку ми отримали від інтеграції, стали бізнес-процеси, які разом утворюють так званий командний центр компанії. На цю мить у систему заведені понад 80 різнопланових бізнес-процесів, які інтегруються з обліковими та іншими системами, а ще – поєднані зі створенням завдань і контролем за ними. Здається, якщо зараз ці бізнес-процеси прибрати операційне життя компанії зупиниться. Всі почнуть дзвонити один одному й запитувати, що і як робити.

Крім бізнес-процесів, Бітрікс24 забезпечує в нашій компанії:

• роботу з проєктами й завданнями;

• документообіг;

• інтеграцію з ботами;

• існування проєкту «Є ідея!»;

• адаптацію новачків.

Загалом усі ці речі дуже пов'язані – нам вдалося створити наскрізну систему на корпоративному порталі. Наприклад, на основі завдань будуються безліч звітів, зв'язки з мессенджерами, чат-ботами, календарями. Частенько користуємося й живою стрічкою.

А ще система повнiстю замінила паперові процеси. Нині вже важко пригадати, як, наприклад, писати заяву на відпустку від руки. Востаннє таке у нашій компанії траплялося десь два роки тому. Зараз у системі можна подивитися всю кадрову інформацію: скільки років відпрацював, скільки днів відпустки є в запасі, а скільки за цей рік вже використані тощо. Документообіг заведений у Бітрікс24.

CRM-систему ми не використовуємо, бо вона просто не підходить для потреб нашого бізнесу. Всі інші інструменти Бітрікс24 – календарі, завдання, бізнес-процеси — частина нашої корпоративної культури. Навіть новачків ми адаптуємо за допомогою технологій – спеціальний бот допомагає навчатися у перші тижні роботи, пояснює, як усе влаштовано.

До речі, ботів у нашій компанії багато. Найбільший – EVA Family, який об'єднує всіх працівників. Він написаний на іншому програмному забезпеченні, але міцно інтегрований з усією системою комунікації. А ось бот Альберт створений вже на Бітрікс24. Він у нашій компанії відповідає за вчасне виконання завдань: нагадує про прострочені, а якщо їх і після нагадувань не виконують, надсилає повідомлення керівникові.

Ще у Бітрікс24 ми реалізували інструмент «Є ідея!». Будь-хто з компанії може поділитися своєю знахідкою або ідеєю – для цього треба лише натиснути банер на сайті, описати пропозицію й надіслати відповідальному керівнику. Який, у свою чергу, зобов'язаний усе розглянути – система не дасть проігнорувати.

Працює й правило, коли службові завдання і заявки на закупівлі не приймаються, якщо їх немає в Бітрікс24. Так само ми обов'язково формалізуємо наради й зустрічі – вони теж зазвичай закінчуються низкою завдань. Переносити все в систему – це культура роботи над проєктами. І цю культуру треба впроваджувати обов'язково, але без без божевілля, законодавчих статутів і штрафів за те, що співробітник робить чи не робить. Просто потрібно привчити команду, що людина не отримає потрібного результату чи продукту, якщо задачі про це немає в системі.

Все, що зараз у нас працює – далеко не фінал. Ми постійно розвиваємося: змінюємо процеси, шукаємо кращих рішень, інтегруємося з іншими системами. Вдосконалення триває. І варто визнати – діджиталізовані процеси переглядаються і поліпшуються набагато швидше й безболісніше за ті, що зафіксовані на папері.