Відгуки
Внутрішні комунікації – тільки в Бітрікс24.
Досвід компанії “Епікур”
Бренду “Епікур”, який спеціалізується на виробництві якісного курячого м'яса без використання антибіотиків та стимуляторів росту, – два роки. Всі внутрішні комунікації та робота над завданнями і проектами ведуться в Бітрікс24. Як і, зокрема, на виробництві продукту – Володимир-Волинській птахофабриці.
Як відбувалося впровадження Бітрікс24 та як колектив сприймав зміни, чим допоміг у налагодженні внутрішніх комунікацій та чому “Епікур” удвічі потужніше працював на карантині – розповів операційний директор Торгового Дому “Епікур” Дмитро Баранов.
Прийшов на посаду IT-директора й приніс Бітрікс24 із собою
До 2013, коли ще до того як обійняв посаду IT-директора Володимир-Волинської птахофабрики, я пропрацював IT- директором групи компаній Factor і вже там замислювався про те, що комунікація занадто розрізнена та її варто об'єднати в одному полі. Вивчав різні рішення – DOCFLOW, "Мегаплан", інші.
Хтось із колег нагадав про Бітрікс24, і я почав ретельно досліджувати ще й його.Водночас подивився трансляцію оновлень цієї системи й був вражений самим продуктом, тим, що у ньому є всі необхідні для базових комунікацій інструменти. Сподобалося й те, що це хмарне рішення. Тобто ти можеш спробувати продукт без великих інвестицій, витрат часу і ресурсів, і одразу зрозуміти, підходить він тобі чи ні.
Коли я став IT-директором на Володимир-Волинській птахофабриці, побачив, що в компанії треба розвивати IT-напрям та вирішити проблему з тим, що комунікації розрізнені й не влаштовані в єдину систему. Тож запропонував запровадити Бітрікс24.
Почав зі свого підрозділу, а потім переконував і інших топ-менеджерів. Попервах було важко: ми – виробництво, і багато хто просто не бачив необхідності в якихось IT-рішеннях.
До того ж, у 2013-му, на виробництві трансформується ієрархія та структура компанії. Наприклад, що один працівник, незалежно від своєї посади, міг поставити завдання та прямо запитати щось у будь-якого іншого працівника,. Але саме це й зіграло за Бітрікс24. Адже внутрішня відкритість системи та її націленість на горизонтальні європейські принципи комунікації – коли немає заборон і обмежень в діях співробітників – одна з цінностей у нашій компанії.
Хотілося прибрати “зоопарк” комунікацій
Нашою метою було створити єдине інформаційне поле. Проблема в тому, що люди приходять з різних компаній, і в кожній із них комунікації вибудувані по-своєму. Це й породжує купу каналів взаємодії – всі спілкуються й передають завдання, хто як звик. Потім якісь повідомлення втрачаються, завдання не виконуються, знайти відповідальних узагалі нереально. Тільки одна пошта чого варта: написали на кількох людей, когось додати забули, у процесі роботи долучилися інші колеги, їм треба переслати всю історію – цей ланцюжок постійно розсипається.
У нашій компанії, наприклад, для внутрішньої взаємодії використовували електронну пошту, внутрішній сайт, довідники, ще щось. І я дуже хотів прибрати увесь цей зоопарк комунікацій і створити єдине місце для спільної роботи й спілкування, створити єдине інформаційне поле – щоб усі працівники могли зручно і просто взаємодіяти між собою.
Бітрікс24 об'єднує найефективніші інструменти для офісної роботи
Чи можна було для нашої компанії знайти інше рішення? Так, можна. Для всього, що є в Бітрікс24, існують окремі програми, вони глибше пророблені, з більшим функціоналом, але кожна з них закриває тільки якийсь один процес.
Одна з переваг впровадження Бітрікс24 в “Епікур” зокрема – швидкість ознайомлення працівників з інформацією всередині компанії. Особливо це зручно для новачків. Приходячи до нас, людина відразу підключається до наших чатів та положень, бачить структуру, їй не потрібно створювати та шукати щось нове, вона уже всередині механізму, який її інформує.
Робота із задачами та з виконавською дисципліною – ще один однозначний плюс. Завжди можна побачити відповідальних, відстежити терміни, а якщо щось незрозуміло – підняти переписку.
Ще ми активно використовуємо чати, календарі, дошки. Мені особисто подобається розділ "Структура" – завжди можна подивитися структуру компанії, контакти та номери телефонів.
CRM почали використовувати лише нещодавно, хоч цей чи не найпопулярніший продукт Бітрікс24. Те саме стосується і бізнес-процесів. Раніше нам вистачало “створити завдання” у Бітрікс24, та вже зараз потихеньку починаємо впроваджувати й бізнес-процеси, зокрема по відпустках, прийому на роботу тощо.
На стартовому етапі йшлося про зміни світогляду
Коли ми тільки почали впроваджувати Бітрікс24, я зіткнувся з нерозумінням і небажанням перебудовуватися. Будь-яка система, яка щось змінює в способах роботи і мисленні людей, завжди наштовхується на опір. Зрештою, зміни без опору неможливі. Все залежить від того, наскільки тобі вдається це подолати – силою, адміністративними ресурсами, переконаннями, короткими прикладами, перемогами.
Мені доводилося продавати Бітрікс24 майже кожен день – запевняти в його необхідності людей, які мають вплив, топ-менеджерів, показувати переваги, демонструвати, як цим користуватися. Бітрікс24 робить комунікацію прозорою, і не всім це подобається, бо в такій прозорості є й плюси, і мінуси. Коли були плюси, люди раділи, а коли від них вимагали відповідальності, вони відразу лякались
У якийсь момент довелося вдатися до допомоги гендиректора і видати прямий наказ з його підписом, що ми починаємо працювати в Бітрікс24. Хоча, як на мене, користь від роботи в системі була очевидна.
Минуло близько півтора року, поки люди звикли і почали користуватися базовими інструментами, але навіть зараз ми не повністю використовуємо всі можливості. Кожен новий інструмент освоюємо потихеньку, невеликими шматочками.
Минуло 5 років усі вже звично користуються системою. Нові люди просто включаються в неї та не можуть вже по-іншому. Хоча спочатку було дуже складно довести її цінність.
Більшість нових співробітників швидко розуміє, що система допомагає в роботі. Винятки бувають, але переважно це люди, які прийшли з компаній, де комунікація така ж неструктурована. Перше, що вони хочуть, – телеграм. Це гарний месенджер, але тільки для зовнішнього використання, та з малим функціоналом. Наприклад, для спілкування з контрагентами. Але внутрішня комунікація – це тільки Бітрікс24.
Ми були потенційно готові для віддаленої роботи
Під час карантину ми роботу не зупиняли. У нас навіть сталося так, що завантаженість стала в кілька разів вища, оскільки було кілька хвиль ажіотажу, коли люди згрібали все з прилавків, і доводилося дуже швидко на це реагувати.
Працювали в так званому гібридному режимі. Виробництво взагалі не зупинилось Деякі працівники відділів приїжджали два рази на тиждень для синхронізації й контролю, вивчали ситуацію по країні і в наших командах, планували подальші кроки. В інші дні співробітники з'являлися в офісі тільки коли виникала потреба.
Деякі команди, наприклад, фінансовий департамент, повністю працювали віддалено й лише іноді приходили в офіс для роботи з документами. Деякі менеджери з продажу, які працюють з мережами, збиралися по вівторках і четвергах.
Ми були потенційно готові для віддаленої роботи – не було таких речей, які довелося б терміново вчити з нуля. Ми і так користувалися канбан-дошками та різними інструментами Бітрікс24 в онлайні, просто з переходом на дистанційний формат стали частіше до них звертатися.
І до, і під час, і після послаблення карантину всю внутрішню взаємодію ведемо за допомогою Бітрікс24. Ми продуктовий бренд, але всередині наші процеси влаштовані як в IT-компаніях. У нас є команди по напрямках, кожна працює за методологією Scrum, є дошки і завдання, періодичні демо і ретро і все, що з цим пов'язано. Коли почався карантин, ми просто все це перевели в онлайн.
Бізнес, який хоче розвиватися, має оптимізувати процеси
Найголовніше, чого нам допоміг досягти Бітрікс24, – впорядкувати комунікації всієї команди й тим самим заощадити ресурси людей. Адже несистемна взаємодія забирала величезну частину енергії – переписки губилися, постійно потрібно було дізнаватися хто, де і з ким взаємодіяв. А ще це була величезна втрата часу для компанії.
Впровадження сучасних цифрових інструментів – це неминучість, якщо компанії хочуть домогтися результату і не витрачати сил своєї команди даремно. Це наслідок еволюції – так свого часу візників замінили парові двигуни. І якщо бізнес хоче розвиватися, він повинен робити все для оптимізації своєї роботи. У тому числі використовувати системи на кшталт Бітрікс24.
