Відгуки

Бітрікс24 економить нам 30 хвилин на кожному замовленні. Досвід Cupcake studio

Любов до красивих і смачних речей привела Івана Болоніхіна до ідеї створення своєї першої кондитерської — Cupcake Studio. Але у сучасному світі інформаційних технологій навіть такому бізнесу як виготовлення і продаж тортів, складно вижити без використання IT-систем. Після успішного старту компанія досягла рівня, коли від впровадження ефективної CRM-системи залежало її майбутнє. Перехід на коробочну версію сервісу «Бітрікс24» не тільки відкрив шлях для подальшого розвитку, а й у рази підвищив ефективність бізнесу.

Cupcake studio - це стильна кондитерська із молодим і амбітним колективом. Вона робить оригінальні торти, капкейки, макаруни і багато інших виробів з тіста для таких компаній, як Microsoft, «Київстар», British American Tobacco, life :), «Міжнародні авіалінії України», СТБ та багато інших. Cupcake studio вражає клієнтським портфоліо, бо вже 3,5 року не зраджує своїм головним принципам у бізнесі: тільки індивідуальний підхід до кожного замовника, виняткові пропозиції і завжди якісна сировина.

Через два роки після старту команді Cupcake studio потрібно було терміново переходити на централізовану базу даних клієнтів. Значно зросла потреба у швидкій обробці даних клієнтів, у багатофункціональних фільтрах по всій базі і у створенні аналітики по замовленням. А оскільки офіс компанії, її виробництво і власник знаходилися в різних частинах міста, то бізнес потребував єдиного центру, де можна було б ставити завдання для всіх співробітників і контролювати робочий процес менеджерів.

«Коли компанія починала свою роботу, їй вистачало бази даних клієнтів у Excel, а постановка завдань відбувалася по електронній пошті. Але з часом стало зрозуміло, що використання таких інструментів гальмує розвиток бізнесу. Крім недоліків в якості бази даних клієнтів, Excel не вирішував проблему систематизації тисячі файлів-рахунків і замовлень. А у листуванні по електронній пошті її учасники часто збивалися з теми, історію повідомлень доводилося довго шукати у ранніх ланцюжках», — розповідає Івана Болоніхін, засновник і директор компанії.

Стало зрозуміло, що в бізнес необхідно впроваджувати якісну CRM-систему. Команда Cupcake studio тестувала кілька таких, але жодна з них не підійшла. Тоді вирішили, що ситуацію може виправити робота в загальному для всіх просторі «Бітрікс24», де і керівництво, і співробітники завжди зможуть бачити і кількість, і хід всіх проектів, і витрати кожного співробітника на їх ведення та результати роботи, в тому числі, і максимально автоматизувати свої бізнес-процеси.

«Тому в якості наступного кроку нашої еволюції ми описали весь бізнес-процес і купили коробочну версію «Бітрікс24». Інтегрувати наші бізнес-процеси в сервіс нам допомогла компанія IT:LOGIC», — розповідає Іван.

Компанії вдалося не тільки синхронізувати всю роботу з 1С, а й оптимізувати під потреби бізнесу ряд важливих елементів в CRM-системі. Найголовніше - це повністю автоматизувати і поставити на контроль весь процес від прийняття замовлення менеджером до отримання відгуку клієнта за результатами виконання замовлення. «Тепер ми чітко йдемо по всій структурі процесу і завдання формуються для всіх учасників автоматично. Це дуже істотно скоротило час, що витрачається на кожне замовлення, і дало змогу збільшити оборот компанії», — пояснює Іван.

У ході оптимізації «Бітрікс24» під потреби Cupcake Studio картка клієнта була доопрацьована таким чином, щоб до неї можна було застосувати максимально можливу кількість фільтрів. Компанії дуже важливо фільтрувати клієнтів по тематиці свята, до якого замовляли продукцію кондитерської, наприклад, день народження, весілля, корпоративний клієнт, подарунок другу. Існують такі обов'язкові поля, як одержувач замовлення, дата замовлення. Цю інформацію компанія використовує для повторних замовлень і завоювання лояльності серед своїх клієнтів, збільшуючи тим самим свої продажі в цілому.

«Наприклад, після закриття замовлення на день народження, автоматично виставляється завдання через 11 місяців подзвонити клієнтові і нагадати, що ми знову можемо бути йому корисними», — пояснює Іван Болоніхін.

За допомогою модуля автоматичної email та SMS-розсилки в Бітрікс24.CRM компанія оповіщає клієнта про прийняття замовлення в роботу, його готовності і контактах кур'єра. Крім того, кондитерська тепер стала отримувати швидкий зворотній зв'язок. Після виконання замовлення клієнт отримує автоматичний короткий лист з проханням залишити свій відгук, оцінити продукт і якість кур'єрської доставки. Всі відгуки автоматично додаються до картки клієнта.

Автоматизований бізнес-процес в «Бітрікс24» допомагає компанії вирішувати серйозну проблему: неузгоджені зміни виконавцями на різних етапах замовлення. Через те, що багато людей одночасно працює над різними проектами, іноді доводиться вносити зміни, наприклад, терміни виконання або щось інше. Щоб уникнути форс-мажору, система автоматично оповіщає про зміни всіх учасників процесу.

Істотно підвищувати ефективність роботи відділу продажів і кожного менеджера окремо допомагає IP-телефонія в «Бітрікс24». Вона була інтегрована з сервісом одного з IP-операторів. Тому всі дзвінки записуються і автоматично прикріплюються до картки клієнта. Разом із електронним листуванням з клієнтом накопичується історія комунікації. Вона дозволяє не тільки оцінити ефективність менеджера з продажу і вчитися на своїх помилках у спілкуванні, але і передає максимально достовірну інформацію про клієнта новому менеджеру.

За допомогою «Завдань» співробітники самостійно ставлять собі задачі, які можна відстежувати і бути в курсі їх виконання усіма учасникам процесу. Тепер кожен бачить свою зону відповідальності, не губить доручення і найголовніше, перестає затягуватися терміни виконання. Весь процес стає прозорішим і дає можливість більш оперативно приймати рішення.

«Завдяки «Бітрікс24» нам вдалося скоротити приблизно 30 хвилин на обробку одного замовлення, автоматизувати частину бізнес-процесу компанії і відкрити великі можливості для масштабування бізнесу. Співробітники досить швидко освоїли функціонал системи і тепер чітко знають свою зону відповідальності. А у мене, як власника, з'явилося більше часу для розвитку ще чотирьох своїх проектів», — резюмує Іван.

Бажаєте поліпшити роботу у своїй компанії?

Зареєструйтеся на порталі «Бітрікс24»