Відгуки

Оптимізація бізнес-процесів для мережі пивбарів. Досвід This is Пивбар

This is Пивбар - це мережа спортивних ресторанів зі смачною їжею, переглядом матчів і приємною атмосферою. Компанія досить молода, але вже має у своєму штаті понад 300 співробітників, 3 успішних ресторани в місті Київ (на Оболоні, Позняках і Печерську) та головний офіс. Щоб спростити всі комунікації в компанії, скоротити час на зворотній зв'язок від керівників різних відділів, автоматизувати бізнес і HR-процеси, керівництво This is Пивбар вирішили створити єдиний портал для усіх загальних завдань.

Аналітик-інтегратор IT:LOGIC, Бабійчук Ігор, поділився своїм досвідом у автоматизації завдань для ресторанного бізнесу та результатами від впровадження.    

НАШ СПІВРОЗМОВНИК: Ігор Бабійчук Аналітик-інтегратор IT:LOGIC

Ресторанний бізнес - один із трудомістких із безліччю бізнес-процесів і дій, які потрібно виконати «тут і зараз», інакше втратиш відвідувачів і програєш у конкурентному середовищі. У ньому дуже багато факторів, на які впливає саме людина, її ставлення і поведінка. Тому коли керівники компанії This is Пивбар зрозуміли, що триста співробітників - це вже багато, що немає швидкого та необхідногої зворотнього зв'язку від офіціантів, кухарів, барменів, що керуючі менеджери бачать лише цифри, а не конкретну картину на місцях по кожному дню, то вони вирішили, що потрібно оптимізувати процеси. І зробили це за 1,5 місяця за допомогою хмарного сервісу «Бітрікс24» у всіх своїх барах і head-oфісі.

Як все починалося

Перше, що ми зробили - це провели аудит бізнес-процесів і завдань компанії. Менеджери хотіли чути безпосередньо від самих співробітників, як пройшов день, чи є скарги або якісь пропозиції, тобто отримувати щоденний якісний зворотній зв'язок саме від тих людей, які виконують фізичні завдання. Тому чати із офіціантами і кухарями - стали реальною бізнес-необхідністю. Зацікавлені співробітники самостійно зробили чати по кожному напрямку, де детально обговорюють справи компанії. Близько 300 співробітників: офіціанти, бармени, кухарі, адміністратори - абсолютно усі задіяні в обговоренні питань у Бітрікс24.

Друге, що ми зробили – це прописали основні налащтування по кожному бізнес-процесу. На це у нас пішло близько двох тижнів. Вдалося автоматизувати і налаштувати повний контроль рутинних бізнес-процесів, таких як звільнення, прийом на роботу, контроль виконання доручень і т.п. Раніше, щоб піти у відпустку, офіціантові доводилося тиждень узгоджувати це з трьома менеджерами із різних підрозділів. Зараз процес займає від години до двох. У систему підтягується все: графік інших співробітників, підбір людей на заміну, нараховуються відпускні. Тобто людина за пару годин вирішує завдання і не відволікає керуючих менеджерів від основних завдань. Це дуже зручно. Оптимізація у дії.

Плюс до всього ми істотно полегшили роботу ейчарам, які раніше зашивались через те, що в закладах велика зміна кадрів. Зараз менеджери по персоналу точно знають, хто прийшов на стажування, хто звільняється і коли варто шукати нових співробітників.

Ще доробляємо бізнес-процес щодо автоматизованого узгодження нового меню. Це дуже цікавий процес, але має багато підводних каменів.

Після налаштувань по кожному бізнес-процесу, ми створили необхідні групи із поставленим завданням, запросили потрібних людей, спільно з консультантами розробили і ввели регламенти, протестували все і провели міні-навчання.

Велика частина співробітників компанії - це молоді люди. Вони користуються різноманітними мессенджерами і знають, що таке хмара. Тому люди досить швидко перейшли на «Бітрікс24» для роботи. Навіть ті співробітники, які тільки-тільки прийшли на роботу взмозі освоїти сервіс буквально за тиждень.

Що отримала компанія від автоматизації

У випадку з This is Пивбар ми об'єднали в єдиному інформаційному просторі співробітників закладів, відділ маркетингу, а також керуючий менеджмент. Крім того, ми впровадили систему швидкої координації поставлених завдань і бізнес-процесів. Керівники можуть у будь-який час побачити, на якому етапі знаходиться виконання того чи іншого завдання і з яким результатом всі ці процеси проходять. Завдяки цьому директор або управляючий ресторану може приймати рішення і миттєво коригувати хід справи.

Деякі процеси ми продовжуємо налаштовувати. Бізнес розвивається - кількість нових завдань збільшується. Періодично виникає необхідність в інтеграції та налагодженню якихось нових інструментів для роботи. Виробничі механізми і всі основні інформаційно-комунікативні процеси працюють майже ідеально.