Віддалена команда повинна отримувати стільки ж інформації, мотивації та інструментів для реалізації завдань, скільки й офісна. Перевести частину співробітників на дистанційну роботу вигідно фінансово, але складно, якщо підійти до питання не грамотно.

Принципи управління віддаленою командою

1. Опрацюйте зрозумілий технічний інструментарій

Інструмент першої необхідності – CRM-система. Усередині сервісу буде «зберігатися» весь ваш бізнес: інформація про угоди з клієнтами, чати з співробітниками, календар із завданнями тощо. CRM-система також використовується, щоб вести облік робочого часу. Навіть якщо у команди абсолютно вільний графік, потрібно точно знати, скільки часу витрачають співробітники на виконання завдання. Це дозволить розуміти, як швидко і як ефективно просувається проект.

2. Будуйте довірчі відносини

Довіряти віддаленим співробітникам потрібно трішки більше, ніж команді, яка працює в офісі. Надмірний контроль веде до того, що керуючий член команди спочатку «грузне» в мікроменеджменті. Потім починає робити абсолютно все разом з командою, а потім і зовсім працюємо замість неї. Щоб довіра було виправдана, ведіть облік робочого часу і запитуйте щотижневі звіти про виконану роботу. Паралельно давайте зворотний зв'язок. Говоріть, що не так з проектом або хваліть сильні сторони.

3. Налагодьте ефективну комунікацію

Проговаривайте завдання двічі, якщо потрібно – тричі, і обов'язково давайте фідбек. Згідно зі статистикою, 60% інформації людина засвоює вербально. Віддалені співробітники позбавляються цих 60% шансів на швидке засвоєння завдання. Тому прописуйте завдання спочатку в загальний чат, потім в персональний, а ще краще закріпляйте на дошці в CRM-системі. Роботи платформи автоматично нагадують виконавцеві про дедлайни. Якщо виникає непорозуміння – вирішуйте питання під час дзвінків, в ідеалі – відеодзвінків. Для онлайн-нарад можна використовувати відеоконференції.

4. Постійно мотивуйте команду

Віддалені співпрацівники позбавляються веселих посиденьок в офісі або після роботи, загальних виїздів, відвідування заходів з тімбілдінгу. Все, що пов'язує колег, – розуміння цінностей компанії та спільна місія. Щоб змусити людину працювати, коли всього лише в парі метрів м'яке ліжко й улюблений серіал, недостатньо навіть хорошої зарплати. Проводьте хоча б раз на тиждень мотиваційні збори за допомогою відеозв’язку. Вносьте ці збори в календар, щоб співробітники про них не забували. Що робити на таких зборах? Пояснювати учасникам проекту, в якому напрямку рухається компанія, з якими складнощами стикається, як планує їх долати тощо. Під час дзвінків співробітники напевно почнуть проявляти ініціативу, – підтримуйте її, а найбільш цікаві та перспективні ідеї обов'язково впроваджуйте.

5. Визначте беззаперечні правила

Правила – потрібні та важливі. Виконувати їх повинні всі члени команди. Інакше в описаних вище принципах немає сенсу. Щоб досягти цілей, потрібен системний підхід. Робочий розклад потрібен. Навіть якщо представник віддаленої команди не може приступити до виконання завдання рівно о 09:00, він як мінімум повинен бути на зв'язку, щоб не упустити нову інформацію. У дотриманні правил, знову ж таки, допоможе облік робочого часу. Опрацюйте для кожного співробітника робочий чек-лист. Це повинно бути чимось на зразок настільної книги, до якої можна звернутися, якщо ефективність роботи знизиться.

Помилки в управлінні віддаленою командою

Перша і головна помилка – менеджер віддаленої команди ніколи не працював віддалено. Щоб балансувати між офісним і віддаленим персоналом, необхідно побути в ролі обох представників.

Друга помилка – документування тільки частини процесів. Записувати потрібно все. Документи слід зберігати в одному джерелі, і ні в якому разі не в «покинутих» папках на особистих комп'ютерах віддалених співробітників. Для цього можна використовувати хмарний диск. Надавайте доступи до документів відповідно до ролі членів команди щодо проекту.

Третя помилка – фокусування на віддаленій роботі, а не на віддаленому менеджменті. Дуже часто менеджери занадто багато уваги приділяють тому, як дистанційно працювати. Замість того, щоб думати, як віддалено керувати. Звичайно, важливо пояснити команді принципи співпраці, але куди важливіше зрозуміти, як правильно організовувати та контролювати роботу. Сильна культура менеджмента – ось основний пріоритет. Користуйтеся CRM-системою Бітрікс24, щоб співробітники могли добре виконувати роботу, а ви – грамотно її контролювати.