Як створити діаграму Гантта для реального проекту

Crm система призначена для автоматизації роботи бізнесу, налагодження відносин між компанією та клієнтами. Метою срм системи є створення єдиної бази даних. Ведення клієнтів по воронці продаж, облік робочого часу, створення та управління завданнями - все це робочий функціонал Бітрікс24, який доступний в хмарній та коробковій версіях.

При створенні завдань зручним інструментом відображення термінів їх виконання є діаграма Ганта. В ній завдання представлені блоками, які визначаються датами створення, фінішу та крайнім терміном.

Початок роботи з діаграмами Ганта

Щоб розпочати роботу з діаграмами необхідно створити завдання. Для цього необхідно вказати:

• назву;

• відповідальних;

• крайній термін.

Додатково вказуються облік часу, нагадування, повторення, внесення до проекту. У пункті Гант можна додати попередню задачу.

Після створення завдання, воно відобразиться в календарній сітці графіку Ганта.

Для вказівки відповідальних, їх спочатку необхідно внести до бази Бітрікс24. 

Запросити співробітників можна за допомогою:

• SMS;

• e-mail;

• надіслати посилання;

• самостійно зареєструвати.

Після реєстрування співробітників та створення завдань, можна приступати до побудови діаграми. Діаграма Ганта онлайн будується на сайті bitrix24.ua

Побудова графіків Ганта

В залежності від виду відповідальності, діаграму можна побудувати за такими показниками:

• роблю завдання;

• допомагаю;

• доручив;

• спостерігаю;

• всі.

Завдання розташовуються за часом виконання. Блоки в графіку мають синій колір, а якщо завдання прострочене, то воно зафарбовується в червоний.

Натиснувши на смугу конкретного завдання в діаграмі Ганта відображаються:

• дата початку завдання;

• дата закінчення;

• відповідальні;

• крайній термін виконання.

Можна не вказувати дату початку та закінчення завдань, тоді початком автоматично рахується дата створення завдання, а завершенням - відмітка про виконання. На самому графіку ганта можна змінювати терміни виконання завдань, що дозволяє не заходити в їх меню створення.

В діаграмі можна встановлювати залежності між завданнями, для цього необхідно перемістити курсор лівою кнопкою мишки. Тоді при зміні термінів головного завдання, переміщуються і час підзавдань. Зв`язок між ними легко видаляється, для цього необхідно натиснути на праву кнопку миші і видалити.    

При побудові діаграми ганту проекту чи завдання налаштовуються такі пункти:

• Пропустити вихідні та святкові дні;

• Прийняти роботу після завершення завдання;

• Терміни визначаються термінами підзавдань;

• Автоматичне завершення завдання при завершенні підзавдань (і навпаки).

Діаграма Ганта: приклад її використання

Завдяки простоті та наглядності графіку, можна швидко спланувати оптимальне завантаження і черговість виконання завдань на довгий час вперед. Діаграма Ганта - це ідеальний інструмент планування та аналізу. Вона найбільше підходить для лінійних процесів та взаємозалежності етапів. Важлива вона також для завдань, які мають закінчитися точно в термін. 

Це може бути освітній бізнес, де робота йде послідовним процесом. Всі етапи тут взаємозалежні. Організація тренінгів, курсів чи навчання ідеально вкладаються в побудову графіків.

Прикладом також може бути продаж товарів, де процес супроводжується поступовими кроками - від обдзвону клієнту до підписання угоди. Все чітко розташовується за часом.

Важливою функцією діаграм Ганта є можливість встановлювати зв'язок між завданнями. При зміні термінів виконання завдань, автоматично переміщуються і терміни підзавдань. Це дуже доречно для циклів роботи, які залежать один від одного. Наприклад, сьогодні клієнт не відповів на пропозицію, і автоматично зміщуються терміни підписання угоди. 

За допомогою зручного графічного інтерфейсу діаграм Ганта редагувати терміни виконання завдань, планувати їх виконання стало набагато легше.