Як створити діаграму Гантта для реального проекту
Crm система призначена для автоматизації роботи бізнесу, налагодження відносин між компанією та клієнтами. Метою срм системи є створення єдиної бази даних. Ведення клієнтів по воронці продаж, облік робочого часу, створення та управління завданнями - все це робочий функціонал Бітрікс24, який доступний в хмарній та коробковій версіях.
При створенні завдань зручним інструментом відображення термінів їх виконання є діаграма Ганта. В ній завдання представлені блоками, які визначаються датами створення, фінішу та крайнім терміном.
Початок роботи з діаграмами Ганта
Щоб розпочати роботу з діаграмами необхідно створити завдання. Для цього необхідно вказати:
-
назву;
-
відповідальних;
-
крайній термін.
Додатково вказуються облік часу, нагадування, повторення, внесення до проекту. У пункті Гант можна додати попередню задачу.
Після створення завдання, воно відобразиться в календарній сітці графіку Ганта.
Для вказівки відповідальних, їх спочатку необхідно внести до бази Бітрікс24.
Запросити співробітників можна за допомогою:
-
SMS;
-
e-mail;
-
надіслати посилання;
-
самостійно зареєструвати.
Після реєстрування співробітників та створення завдань, можна приступати до побудови діаграми. Діаграма Ганта онлайн будується на сайті bitrix24.ua
Побудова графіків Ганта
В залежності від виду відповідальності, діаграму можна побудувати за такими показниками:
-
роблю завдання;
-
допомагаю;
-
доручив;
-
спостерігаю;
-
всі.
Завдання розташовуються за часом виконання. Блоки в графіку мають синій колір, а якщо завдання прострочене, то воно зафарбовується в червоний.
Натиснувши на смугу конкретного завдання в діаграмі Ганта відображаються:
-
дата початку завдання;
-
дата закінчення;
-
відповідальні;
-
крайній термін виконання.
Можна не вказувати дату початку та закінчення завдань, тоді початком автоматично рахується дата створення завдання, а завершенням - відмітка про виконання. На самому графіку ганта можна змінювати терміни виконання завдань, що дозволяє не заходити в їх меню створення.
В діаграмі можна встановлювати залежності між завданнями, для цього необхідно перемістити курсор лівою кнопкою мишки. Тоді при зміні термінів головного завдання, переміщуються і час підзавдань. Зв`язок між ними легко видаляється, для цього необхідно натиснути на праву кнопку миші і видалити.
При побудові діаграми ганту проекту чи завдання налаштовуються такі пункти:
-
Пропустити вихідні та святкові дні;
-
Прийняти роботу після завершення завдання;
-
Терміни визначаються термінами підзавдань;
-
Автоматичне завершення завдання при завершенні підзавдань (і навпаки).
Діаграма Ганта: приклад її використання
Завдяки простоті та наглядності графіку, можна швидко спланувати оптимальне завантаження і черговість виконання завдань на довгий час вперед. Діаграма Ганта - це ідеальний інструмент планування та аналізу. Вона найбільше підходить для лінійних процесів та взаємозалежності етапів. Важлива вона також для завдань, які мають закінчитися точно в термін.
Це може бути освітній бізнес, де робота йде послідовним процесом. Всі етапи тут взаємозалежні. Організація тренінгів, курсів чи навчання ідеально вкладаються в побудову графіків.
Прикладом також може бути продаж товарів, де процес супроводжується поступовими кроками - від обдзвону клієнту до підписання угоди. Все чітко розташовується за часом.
Важливою функцією діаграм Ганта є можливість встановлювати зв'язок між завданнями. При зміні термінів виконання завдань, автоматично переміщуються і терміни підзавдань. Це дуже доречно для циклів роботи, які залежать один від одного. Наприклад, сьогодні клієнт не відповів на пропозицію, і автоматично зміщуються терміни підписання угоди.
За допомогою зручного графічного інтерфейсу діаграм Ганта редагувати терміни виконання завдань, планувати їх виконання стало набагато легше.