Як перейти на віртуальний формат заходів

Робота під час карантину сильно змінила формат контакту з клієнтами, спілкування між співробітниками та форму подачі інформації. Великі компанії регулярно організовують відповідні своєму масштабу заходи – конференції, майстер-класи, загальні наради тощо.

У зв'язку COVID-19 відвідувати масштабні громадські зустрічі не можна, але для компаній відмова від перерахованих заходів – крок назад. Робити його не потрібно. До того ж, в умовах діджиталізації конференції та інші збори легко перенести в онлайн.

Дистанційна робота та її переваги

Чому онлайн-формат – це круто? Є як мінімум 4 причини:

• Бажання клієнтів. Частину конференцій напевно відвідували клієнти компанії. Потреба в спілкуванні з виконавцями, а також знання того, що ви завжди готові допомогти розібратися в незрозумілих питаннях – важливий фактор успішної взаємодії. Онлайн реалізація тільки спростить взаємодію, адже тепер не доведеться добиратися до офісу або орендованого конференц-залу.

• Нові можливості. Гості офлайн заходів можуть відчувати скутість. Створіть чат, в якому учасники зможуть задавати питання й отримувати оперативні відповіді. Це допоможе відчути розслабленість і дасть хороший фідбек.

• Дешева та проста організація. Тут коментарі зайві. Організувати онлайн-захід в будь-якому випадку простіше.

• Відсутність обмежень. Ви зможете «прийняти» стільки гостей, скільки захочете. Таким чином розширюється охоплення та розвивається особистий бренд компанії.

Дистанційна робота – це шанс підвищити впізнаваність бренду, вивести компанію та її співробітників на новий виток розвитку.

Визначаємося з форматом віртуальних заходів

Визначтеся з яким напрямком ви хочете працювати. Найпростіше організувати такі формати:

• майстер-класи;

• освітні курси;

• громадські зібрання;

• зустрічі з клієнтами та представниками проекту;

• семінари.

Щоб зрозуміти, які заходи варто проводити, дайте відповідь на 5 запитань:

1. З якою метою проводиться захід? Щоб донести нову інформацію, об'єднати колектив або колектив і клієнтів, підвищити кваліфікацію співробітників?

2. Вам простіше провести прямий ефір або попередньо записати та викласти матеріал в загальний доступ?

3. Яким чином ви хочете взаємодіяти з відвідувачами? Це можуть бути питання в чаті в режимі реального часу, опитування після закінчення заходу тощо.

4. Чи потрібно, щоб учасники бачили та чули один одного?

5. Скільки людей повинні вести захід?

Орієнтуючись на відповіді, виберіть відповідний формат і зберіть відповідне обладнання. Далі ми докладніше поговоримо про формати.

Популярні формати онлайн-заходів

Розглянемо три топові рішення – вебінар, відеоконференція та пряма трансляція.

Вебінар

Як організувати дистанційне навчання? Звичайно, в форматі вебінарів. Знадобиться підготувати презентацію. З обладнання потрібен лише комп'ютер, на якому легко виконати потрібні налаштування. Рекомендуємо провести сесію питань і відповідей під кінець вебінару або поступово відповідати на них в режимі реального часу. Тут у нагоді буде помічник, який зможе сортувати коментарі та питання.

Відеоконференція

Хороший варіант для проведення зборів з колегами та клієнтами, семінарів і майстер-класів. Для відеоконференції швидше за все знадобиться додаткове обладнання. Наприклад, монітор з високою роздільною здатністю для демонстрації у випадку з майстер-класом. Проводити відеоконференцію можуть кілька людей. Заздалегідь треба домовитися зі співведучим, хто й коли буде починати спіч.

Прямий ефір

Трансляція – хороший варіант для масштабних заходів, на яких важливий ефект присутності. Наприклад, для конференцій за участю великої кількості популярних спікерів. Тут в першу чергу потрібно подумати про звук. Для ефекту присутності це найбільш значимий момент.

Реалізація дистанційного навчання та інших форматів громадських заходів

Коли ви визначилися з типом заходу, переходьте до налаштування. Знадобиться виконати 5 кроків.

Крок 1. Підбір обладнання

Основа – це продуктивний комп'ютер, на якому без перебоїв працюватимуть програми для проведення трансляцій. Якщо ви не хочете проводити ефір, знадобиться обладнання для запису – відеокамера, світло. Простіше обмежитися трансляцією, для проведення якої вистачить навіть хорошої веб-камери. Додаток до камери – гарнітура або мікрофон. Важливо, щоб вас було чітко чути. Останній момент – стабільне інтернет-з'єднання, для якого потрібен Wi-Fi роутер.

Крок 2. Вибір програмного забезпечення

Дистанційна робота під час карантину передбачає використання спеціалізованого програмного забезпечення. Бітрікс24 пропонує проведення відеоконференцій і відеодзвінків HD. Користувач може ділитися посиланням на дзвінок для запрошення колег і клієнтів. Під час проведення відео-наради можна демонструвати презентації та файли на екрані.

Крок 3. Пробний захід

Ідеально підготуватися з першого разу не вийде. Тест потрібен, причому обов'язково. Під час нього ви зможете перевірити, чи коректно функціонує сервіс, переконатися в стабільності інтернет-з'єднання тощо. На пробну зустріч запросіть тільки колег.

Крок 4. Зробіть рекламу

Люди повинні знати про те, що ви запланували крутий онлайн-захід. Якщо він буде платним, необхідно опрацювати електронні квитки та розіслати потенційно зацікавленій аудиторії посилання на покупку. Хорошим джерелом залучення аудиторії також стане контекстна реклама та реклама в соціальних мережах.

Крок 5. Тримайте зв'язок з гостями зустрічі

Реєстрація – це добре, але забувати про відвідувачів після заповнення реєстраційної форми не потрібно. Надішліть на електронну пошту підтвердження реєстрації, а за день – нагадування. У листі з нагадуванням проведіть короткий інструктаж.