Як перевести офіс на віддалену роботу

blog4.png


Віддалений офіс – фінансово вигідне рішення в цілому, а в умовах карантину це необхідність. Почнемо з головного – організації команди та пошуку способу контролю. Також розглянемо процес підготовки кадрової служби, адже торкнутися «паперового» питання при переході на віддалену роботу доведеться.

Підготовка IT-служби

Тут потрібно вирішити дві проблеми – забезпечення співробітників необхідною технікою й аксесуарами та віддалене адміністрування.

  • Забезпечення технікою. Ноутбуки, комп'ютери та інтернет є у кожного, а ось гарнітури для дзвінків доведеться купити. Поганий звук під час онлайн-зборів або розмови з клієнтом – найпоширеніша проблема дистанційних офісів.

  • Віддалене адміністрування. На комп'ютери або ноутбуки всіх співробітників потрібно встановити коробкову версію Бітрікс24 або скористатися хмарною. Другий варіант більше підходить для організації віддаленої роботи.

Які інструменти необхідні

Бітрікс24 пропонує повний комплекс інструментів для ефективної віддаленої роботи:

  • Чат для всієї компанії та окремі чати для груп, що працюють над конкретними проектами. В чатах обговорюють завдання та методи виконання. Користувачі можуть додавати документи та інші файли.

  • Телефонія. Підключений єдиний номер компанії дозволяє розподіляти дзвінки між менеджерами, записувати та зберігати розмови. 

  • Проекти за завдання. Це розділ для постановки завдань за кожним проектом. До завдань вказують ролі виконавців, додають чек-листи, необхідні матеріали. Їх також можна коментувати. 

  • Особистий календар. Цей інструмент має велике значення. В календарі відображаються всі заплановані події, тому планувати будь-які справи стає легше. 

  • Диск. Забудьте про папки з документами на особистих комп'ютерах або ноутбуках. Усі документи компанії повинні зберігатися на хмарі. Доступ до певних документів відкривається співробітникам, які з ними працюють. 

  • Програма обліку робочого часу. Розкладу треба дотримуватися незалежно від того, працює команда віддалено або все ж таки в офісі. Облік робочого часу дозволяє контролювати співробітників, відстежувати час, що витрачається на виконання завдання

blog5.png


Підготовка документів і кадрів

Для початку потрібно скласти список співробітників, які перейдуть на віддалену роботу. Після цього можна переходити до оформлення документів. Специфіка відрізняється в залежності від типу організації та вимог країни, в якій здійснюється переоформлення.

Далі потрібно створити обліковий запис кожного співробітника в CRM-системі. Останній етап – це підготовка працівників. Необхідно ознайомитися з простою інструкцією з використання Бітрікс24, щоб команда розуміла, чим і як доведеться користуватися. Це допоможе уникнути «застою» під час роботи над проектом через банальне нерозуміння «куди натиснути».

Робочі принципи результативної віддаленої команди

  • Години присутності на робочому місці повинні строго дотримуватися. Для контролю використовуйте облік робочого часу.

  • Чат – це основа комунікації. Пам'ятайте, що чати – асинхронний інструмент. Не просіть миттєвих відповідей, це відволікає та знижує продуктивність. Але протягом робочого часу відповіді повинні надходити 100%.

  • Не використовуйте чати, щоб розбирати складні завдання. Потрібно продумати нову робочу стратегію? Обговорити помилки? Вирішуйте ці питання під час відеодзвінків.

  • Плануйте дзвінки, не відривайте працівників від виконання завдань несподіваними нарадами.

  • Якщо за підсумками відеодзвінка були прийняті рішення, фіксуйте їх у письмовому вигляді та дублюйте в чаті.

Проведіть відеоконференцію, щоб розповісти команді принципи віддаленої роботи. До початку розмови підготуйте коротку методичку та поясніть команді, що в робочий час у них не повинно бути особистих справ. 

Безкоштовно. Необмежено. Онлайн.
Бітрікс24 - це місце, де кожен може спілкуватися, спільно працювати над завданнями і проектами, управляти клієнтами і робити набагато більше.
Вам також може сподобатись
Бітрікс24.Day: перша клієнтська конференція у Києві
CRM-аналітика що потрібно знати
"Чорна п'ятниця" у Бітрікс24: знижки 50%!
Рекомендації щодо віддаленої роботи в умовах карантину від Bitrix24