Як ефективно організувати дистанційну роботу вашої команди в період карантину і не втратити продуктивність

Карантин – не перешкода для продуктивної роботи. Грамотна організація віддаленого офісу допоможе в цьому переконатися. Щоб результати не відрізнялися від тих, яких вдавалося досягати, працюючи в офісі, потрібно дотримуватися всього 10 рекомендацій. Користуючись запропонованими порадами, ви навчитеся працювати навіть більш продуктивно, ніж в офлайн-режимі.

• Плануйте день

Планувати потрібно все: час підйому та початку робочого дня, дзвінків колегам і «зустрічі» із клієнтами, обід тощо. Перехід на віддалену роботу повинен бути продуманим.

Варто також поетапно розписувати виконання робочих завдань і контролювати хід їх реалізації. Допоможе в цьому портал Бітрікс24, в якому реалізовані програми з обліку робочого часу, таск менеджер і всі інші необхідні інструменти.

• «Ходіть на роботу»

Робоче місце в 1,5 метрах від ліжка? Неважливо! Організація дистанційної роботи має на увазі наявність робочого місця. Постарайтеся відтворити офісну обстановку за столом. Якщо ви керівник – щоранку проводьте «летючки» за допомогою відеозв’язку. До моменту відеозборів члени команди повинні бути вмиті, причесані й відповідно одягнені. Загалом, як в офісі.

• Вчіться

Дистанційна робота – це не «машинне» виконання поставлених завдань і пара літрів кави за день. Віддалена робота звільняє час, як мінімум той, що доводиться витрачати на дорогу до офісу. Витратьте вільні години на розвиток робочих навичок. Добре було б проводити загальні онлайн-курси та освітні конференції для всіх членів команди. Реалізація дистанційного навчання не менш важлива, ніж сама робота.

• Налагодьте звітність

Як часто команда звітує під час офісної роботи: кожні два тижні, після завершення проекта? Зробіть так, щоб онлайн-офіс звітував частіше, але при цьому члени команди не відчували тотальний контроль і дискомфорт. Співробітники на віддаленій роботі можуть піддатися спокусі ліні та банально вигоріти. Нехай кожен робить міні-звіт з виконаної роботи в середу та здає повну звітність в п'ятницю. «Звітувати» можна в Бітрікс24, адже система автоматично рахує витрачені на завдання години.

• Пам'ятайте про мотивацію

Звіти покажуть, наскільки результативно працює команда. При цьому керівник повинен не просто подивитися і забути, а зробити висновки та нагородити тих, хто дійсно добре показує себе. В першу чергу, організація роботи з віддаленими співробітниками повинна включати навіть не фінансову винагороду. Гроші – хороший мотиватор, але цього мало. Подумайте про інші варіанти: оплата розвиваючих курсів, додатковий вихідний тощо.

• Користуйтеся правилом 10 повідомлень

Для початку створіть груповий чат для спілкування команди та чат для спілкування з клієнтами. Бажано користуватися одним месенджером. Знову ж, зручніше робити це всередині CRM. Тепер звертайте увагу на кількість повідомлень, які були відправлені при спілкуванні з колегою або клієнтом. Якщо ви вже встигли відправити 10 повідомлень і розумієте, що розмова на цьому точно не закінчиться, переходьте до спілкування голосом – по відеозв’язку або телефоном.

Організація віддаленої роботи співробітників – це про загальний контроль. Якщо в груповому чаті двоє або троє представників команди починають активно спілкуватися, інші відволікаються. Під час телефонної або відеорозмови фіксуйте всі домовленості, до яких ви дійшли: записуйте в чат або окремий текстовий файл.

• Щодня «зустрічайтеся» з колегами

Крім ранкової переклички заведіть звичку проводити вечірні відеозустрічі. Для чого? Якщо говорити коротко – для синхронізації команди. Щоб кожен міг поділитися результатами виконаної за день роботи, задати питання, розповісти про можливі труднощі, попросивши при цьому допомоги і т.д.

• Знайдіть спосіб екстреного зв'язку

При плануванні роботи під час карантину заздалегідь домовтесь, як ви будете зв'язуватися в екстрених ситуаціях. Кулею влетіти в сусідній кабінет не вийде. По-хорошому в робочі години потрібно відключити повідомлення з додатків і чатів, навіть робочих. Тоді як сигналізувати про форс-мажорній ситуації? Можна створити окремий закритий чат для термінових повідомлень і залишити повідомлення включеними тільки в ньому.

• Обговоріть розклад з домашніми

Це пункт для тих, хто живе не один, а з сім'єю або друзями. Поясніть, о котрій годині вас не можна відволікати або навіть придумайте систему сигналів: червоний стікер на стіні поруч з робочим столом – не чіпати ні в якому разі і т.д.

•  Відволікайтеся від роботи в обідній час

Перехід співробітника на віддалену роботу не означає, що тепер він повинен 24/7 проводити біля комп'ютера та вирішувати робочі завдання. Виділіть годину в середині дня для перерви – вимкніть комп'ютер, пообідайте, зробіть легку розминку та повертайтеся до справ.