CRM-система Бітрікс24 пропонує користувачам повний комплект інструментів для організації віддаленого офісу: програми обліку робочого часу, чати, дошки із завданнями тощо. На платформі також зберігається інформація про клієнтів та угоди, електронний документообіг. Співробітники дистанційного офісу підключені до CRM-системи через особисті акаунти і мають різні рівні доступу до інформації, що зберігається. Користуватися сервісом члени команди можуть в будь-який час доби і з будь-якої точки світу.
Специфіка та напрямок роботи дистанційного офісу залежать від особливостей команди, але є найпоширеніші:
Бухгалтерія. У щоденній присутності бухгалтера на робочому місці необхідність є рідко, особливо, якщо це малий бізнес. Завдання бухгалтерії – готувати звіти та нараховувати зарплату. Все це можна робити з дому, використовуючи Бітрікс24.
Спеціалісти – програмісти, дизайнери, контент-мейкери тощо. Через віддалений офіс організовується розподіл завдань, обговорення проектів і правок. Завдання призначаються у відповідному розділі, обговорення ведуться у чаті або під час дзвінків. Через програму для обліку робочого часу можна відстежувати, скільки годин витрачається на виконання завдання і на якій стадії воно знаходиться.
Регіональні представництва. Це вже не окремі співробітники, а цілі підрозділи, що працюють над конкретними проектами. Тут важливо організувати роботу всередині єдиної інформаційної бази. У CRM-системі можна створювати внутрішню базу знань та зберігати документи на хмарному диску.
Віддалений офіс – це економія часу та грошей. Відеоконференції замість вимушеної присутності на реальних зборах і розподіл завдань онлайн дозволяють економити час. Можливість мати широкий штат, при цьому не орендуючи величезний офіс, – гроші.
Не зациклюйтеся на кількості проведених за роботою годин. Облік робочого часу важливий і потрібний, але орієнтуватися тільки на кількість відпрацьованих годин неправильно. Особливо коли справа стосується творчого відділу. СРМ-система дозволяє слідкувати за тим, скільки часу витрачає спеціаліст на виконання того чи іншого завдання. Таким чином, керівництво може легко розрахувати ефективність роботи всіх підлеглих.
Складайте чіткі, зрозумілі та короткі чек-листи до кожного завдання. Це допоможе спеціалістами поступово виконувати задачі та не зривати терміни здачі проекту. Бажано також опрацювати чек-лист з вимогами до роботи відповідно посади.
Забезпечте співробітників необхідними робочими інструментами, доступами та технікою. Почнемо з останнього – техніка. У віддаленому форматі дзвінки – найголовніший спосіб комунікації. Тому важливо забезпечити кожного співробітника, який регулярно бере участь в групових дзвінках, хорошою гарнітурою – навушниками та мікрофоном. Інструменти та доступи до них – це все також CRM-система, чати, електронні документи, архівна база з важливою інформацією про угоди або клієнтів.
Введіть «режим тиші». Дайте команді виконувати роботу. Відведіть на дзвінки або відправку листів конкретний час. Складіть розклад, вносьте відеоконференції в календар. Не відволікайте членів команди від роботи над проектом.
Довіряйте віддаленим співробітникам. Контроль важливий, але він не повинен ставати тотальним. Навіть якщо один із членів команди в середині робочого дня буде відволікатися на домашні справи, нічого не трапиться. Головне, щоб це не позначилося продуктивності роботи та в кінцевому рахунку завдання було виконано вчасно.
Постійно мотивируйте та намагайтеся об'єднати колектив. Не думайте, що хороша зарплата – єдине, що потрібно членам команди. Залишайте мотиваційні повідомлення в чатах, давайте зворотний зв'язок після виконаної роботи, обговорюйте сильні та слабкі сторони проектів.
Якщо ви переходите на віддалену роботу вимушено, заздалегідь враховуйте, що деяким членам команди це може сподобатися, і вони захочуть перейти на такий формат співпраці повністю.
