Віддалений офіс: що це, як організувати

CRM-система Бітрікс24 пропонує користувачам повний комплект інструментів для організації віддаленого офісу: програми обліку робочого часу, чати, дошки із завданнями тощо. На платформі також зберігається інформація про клієнтів та угоди, електронний документообіг. Співробітники дистанційного офісу підключені до CRM-системи через особисті акаунти і мають різні рівні доступу до інформації, що зберігається. Користуватися сервісом члени команди можуть в будь-який час доби і з будь-якої точки світу.

Приклади віддаленого офісу

Специфіка та напрямок роботи дистанційного офісу залежать від особливостей команди, але є найпоширеніші:

• Бухгалтерія. У щоденній присутності бухгалтера на робочому місці необхідність є рідко, особливо, якщо це малий бізнес. Завдання бухгалтерії – готувати звіти та нараховувати зарплату. Все це можна робити з дому, використовуючи Бітрікс24.

• Спеціалісти – програмісти, дизайнери, контент-мейкери тощо. Через віддалений офіс організовується розподіл завдань, обговорення проектів і правок. Завдання призначаються у відповідному розділі, обговорення ведуться у чаті або під час дзвінків. Через програму для обліку робочого часу можна відстежувати, скільки годин витрачається на виконання завдання і на якій стадії воно знаходиться.

• Регіональні представництва. Це вже не окремі співробітники, а цілі підрозділи, що працюють над конкретними проектами. Тут важливо організувати роботу всередині єдиної інформаційної бази. У CRM-системі можна створювати внутрішню базу знань та зберігати документи на хмарному диску.

Віддалений офіс – це економія часу та грошей. Відеоконференції замість вимушеної присутності на реальних зборах і розподіл завдань онлайн дозволяють економити час. Можливість мати широкий штат, при цьому не орендуючи величезний офіс, – гроші.

Як організувати віддалений офіс

• Не зациклюйтеся на кількості проведених за роботою годин. Облік робочого часу важливий і потрібний, але орієнтуватися тільки на кількість відпрацьованих годин неправильно. Особливо коли справа стосується творчого відділу. СРМ-система дозволяє слідкувати за тим, скільки часу витрачає спеціаліст на виконання того чи іншого завдання. Таким чином, керівництво може легко розрахувати ефективність роботи всіх підлеглих.

• Складайте чіткі, зрозумілі та короткі чек-листи до кожного завдання. Це допоможе спеціалістами поступово виконувати задачі та не зривати терміни здачі проекту. Бажано також опрацювати чек-лист з вимогами до роботи відповідно посади.

• Забезпечте співробітників необхідними робочими інструментами, доступами та технікою. Почнемо з останнього – техніка. У віддаленому форматі дзвінки – найголовніший спосіб комунікації. Тому важливо забезпечити кожного співробітника, який регулярно бере участь в групових дзвінках, хорошою гарнітурою – навушниками та  мікрофоном. Інструменти та доступи до них – це все також CRM-система, чати, електронні документи, архівна база з важливою інформацією про угоди або клієнтів.

• Введіть «режим тиші». Дайте команді виконувати роботу. Відведіть на дзвінки або відправку листів конкретний час. Складіть розклад, вносьте відеоконференції в календар. Не відволікайте членів команди від роботи над проектом.

• Довіряйте віддаленим співробітникам. Контроль важливий, але він не повинен ставати тотальним. Навіть якщо один із членів команди в середині робочого дня буде відволікатися на домашні справи, нічого не трапиться. Головне, щоб це не позначилося продуктивності роботи та в кінцевому рахунку завдання було виконано вчасно.

• Постійно мотивируйте та намагайтеся об'єднати колектив. Не думайте, що хороша зарплата – єдине, що потрібно членам команди. Залишайте мотиваційні повідомлення в чатах, давайте зворотний зв'язок після виконаної роботи, обговорюйте сильні та слабкі сторони проектів. 

Якщо ви переходите на віддалену роботу вимушено, заздалегідь враховуйте, що деяким членам команди це може сподобатися, і вони захочуть перейти на такий формат співпраці повністю.