Що таке ERP-система?

В перекладі із англ. абревіатура “ERP” означає планування ресурсів підприємства. З середини 1990-років система застосовувалась для великих організацій. Після 2000-х років уже стала доцільною та корисною для малого і середнього бізнесу.

Головне призначення ERP-систем - це оптимізація та створення єдиного інформаційного простору підприємства. Щоб система була максимально ефективною, вона повинна всіляко враховувати бізнес-процеси підприємства. Тому зручно класифікувати ERP-системи в залежності від цілей використання.

Класифікація ERP-систем за призначенням:

1. Галузеві — орієнтовані на конкретні бізнес-проекти. Вони можуть включати чи спеціальні модулі, чи стандартні функції в них мають свої особливості.

2. Загального призначення — роблять наголос на характеристиках бізнесу. Інструменти фактично коректуються під клієнта та його процеси. Ці системи більш розповсюджені.

Загальна структура ERP-систем

1. Платформа, що складається із ядра та базового функціоналу. В код платформи зміни вносяться тільки розробником системи. Ядро представляє собою програмне середовище ERP. Функціонал включає довідники користувача, клієнтів, інструменти, необхідні для роботи компанії.

2. База даних з їх обробкою та інтерпретацією, забезпечуючих роботу програмного забезпечення.

3. Компоненти-модулі, які використовують інформацію з єдиної БД і застосовують базовий функціонал. При цьому вони не залежать один від одного. Їх можна додавати, видаляти чи змінювати.

Модулі поділяються на:

• модулі внутрішнього використання — для застосування співробітниками компанії;

• для роботи із зовнішніми користувачами — особисті кабінети, інтернет-магазини та ін;

• коннектори - готові рішення для зв`язку та інтеграції зі сторонніми додатками. 

Деякі ERP поставляються вбудованими системами, без вираженого розділення на модулі. При цьому для цих систем характерний принцип “конструктору” з єдиною базою та модулями, що додаються в залежності від задач та потім гарно комбінуються.

Відмінності ERP і CRM-систем.

Часто компанії стоять перед вибором, яку систему для них краще запровадити. Але ці системи направлені на різні цілі.

CRM-система націлена на зберігання і систематизацію даних про клієнтів, заявок і угод. Тут в хронологічному порядку міститься вся історія роботи з клієнтом. Мета CRM-систем - налагодити діалог із клієнтом для збільшення та пришвидшення продажу товарів і послуг.

ERP-система синхронізує єдину базу даних компанії. Для цього програма обробляє діяльність всіх підрозділів компанії. Наприклад, відділу заказів, виробничих цехів, бухгалтерію, логістичний відділ і т.д. При цьому створюється єдиний інформаційний простір для співробітників компанії. Внесені дані стають доступними для всіх відділів та співробітників.

Якщо компанія займається продажами і роботою з клієнтами, зазвичай впроваджують CRM-системи. При систематизації і налаштуванні роботи всієї компанії, використовують ERP-крупну інтегровану систему.

Навіщо запроваджувати ERP в компаніях?

1. Для створення єдиної БД, в яку збирається вся інформація, що використовується різними підрозділами. Швидкість і точність передачі даних при цьому безперебійна.

2. Для випадків, коли інтеграція між декількома програмними системами стає складною, тривалою та нерентабельною

3. Для запобігання розходження даних між працівниками.

4. Готовий набір об`єднаних між собою інструментів дозволяє автоматизувати щоденні процеси і допомагає виробникам задовольняти вимоги клієнтів.

5. Прозорий контроль роботи працівників, виявлення розходжень у “режимі реального часу”.

При цьому, якщо виникла необхідність збільшити функції систему, то до неї швидко додаються нові модулі. ERP-система стрімко розширюється та модифікується.