Рекомендації щодо віддаленої роботи в умовах карантину від Bitrix24

banner10 (1) (1).jpg


Перехід на віддалену роботу багатьом компаніям дається важко. Бітрікс24 вже не один рік пропонує ефективні інструменти для побудови дистанційного робочого простору. За цей час ми встигли визначити всі плюси та мінуси віддаленої роботи. У цій статті ділимося рекомендаціями, які допоможуть грамотно перевести бізнес у новий формат.

Рекомендації для керівників

Організація віддаленого офісу в першу чергу стосується власників і керівництва компаній. Саме на їх плечі лягає завдання забезпечити безперебійне функціонування бізнесу та налагодити комунікацію між усіма членами колективу.

Підготовка співробітників до віддаленої роботи

Для початку переконайтеся, що ваша команда має все необхідне устаткування: комп’ютер або ноутбук, гарнітура тощо. Підключіть всіх співробітників до єдиного корпоративного порталу – Бітрікс24. Платформа об’єднує повний комплекс інструментів для ведення бізнесу: від першої взаємодії з клієнтом до обліку робочого часу працівників і оформлення звітів. До картки кожного співробітника внесіть повну контактну інформацію та додаткові засоби зв’язку з ним.

Важливий етап організації віддаленої роботи співробітників – створення груп проектів і запрошення до них відповідних виконавців, надання доступу до важливих документів всім співробітникам. Бітрікс24 надає компаніям корпоративний диск. На ньому можна зберігати, шукати та отримувати доступ до файлів з будь-якого пристрою.

Заздалегідь розплануйте онлайн-зустрічі та наради. Налаштувати події можна в календарі. Не забудьте переконатися, що всі члени команди можуть підключитися до відеоконференції. 

Комунікація з колективом

Правильна організація роботи з віддаленими співробітниками неможлива без встановлення щоденної взаємодії з ними. Найпростіше використовувати Живу стрічку. Вона є своєрідним аналогом стрічки новин у соціальних мережах. Тут ви можете привітатися з командою, дати їй мотивацію на робочий день, провести опитування, отримати коментарі з важливих питань тощо.

Наради та обговорення проектів рекомендуємо проводити в форматі відеоконференції. Так ви можете бачити «живі» емоції всіх учасників і вирішувати питання колективно. 

Для планування роботи під час карантину слід використовувати групи проектів і завдання. В групових чатах можна вести обговорення, складати плани роботи тощо. Виставляючи завдання необхідно описувати його максимально точно. Щоб стежити за їх виконанням було легше, додавайте чек-листи. Постановник, виконавець, співвиконавці та спостерігачі можуть додавати до завдань коментарі, документи та інші потрібні в роботі матеріали. Переглядайте задачі у вигляді списку або діаграми Ганта. Слідкуйте, скільки часу витрачають співробітники на ті чи інші завдання. Зробити це просто, адже CRM-система автоматично формує звіти. Переглядайте їх регулярно. Це допоможе вчасно відреагувати на некоректне використання працівниками робочого часу або перерозподілити навантаження більш ефективно.

Важлива складова взаємин із командою – реалізація дистанційного навчання. Підвищення кваліфікації спеціалістів не повинно ставитися на паузу через карантин. Ви можете організовувати онлайн-лекції, доповнювати базу знань корисними матеріалами, проводити тести тощо. 

Робочий етикет, мотивація і контроль підлеглих

Дотримуйтеся робочого етикету. Те, що співробітники не в офісі, не означає, що вони не зайняті. Перевіряйте календарі підлеглих перед тим, як планувати зустрічі, починати діалог у чаті чи дзвонити. 

Впроваджуйте щоденні плани та звіти, щоб дисциплінувати колег і створити систему взаємодії. Якщо ви помічаєте, що дехто з команди втрачає інтерес до роботи, поговоріть з ним і спробуйте вирішити проблему. Частіше проводьте надихаючі мотиваційні зустрічі, адже в онлайн-режимі ваш вплив швидко зменшується.


banner11 (1).jpg


Рекомендації для працівників

Перехід співробітника на віддалену роботу пройде легше, якщо використовувати певні правила.

  1. Дотримуйтесь робочого графіка. Не забудьте внести до нього перерву на обід та каву, як в офісі. Виділіть для себе робочий простір, де вас нічого не буде відволікати від завдань.

  2. Використовуйте всі можливості для комунікації з колегами – чати, листи, відеозв’язок. Це допоможе вам відчувати себе частиною команди.

  3. Заздалегідь договорюйтесь про відеозустрічі. Не забувайте слідкувати за своїм зовнішнім виглядом. Він має бути таким же презентабельним, як і під час роботи в офісі.

  4. Дистанційна робота економить для вас чимало часу. Вам більше не потрібно витрачати його на збори та поїздки в офіс. Тепер ви маєте час на те, щоб отримати додаткові знання або навички.

  5. Подружіться з тайм-менеджментом. Чітко визначте, скільки годин ви маєте витрачати на кожен проект/завдання й намагайтесь дотримуватися цієї норми.

Бітрікс24 допоможе вам в організації дистанційної роботи. Ви зможете вести облік робочого часу, керувати своїми завданнями та проектами, спілкуватися з усіма колегами та клієнтами на одній платформі, отримувати доступ до необхідних документів і інших матеріалів за лічені секунди.



Безкоштовно. Необмежено. Онлайн.
Бітрікс24 - це місце, де кожен може спілкуватися, спільно працювати над завданнями і проектами, управляти клієнтами і робити набагато більше.
Вам також може сподобатись
Генерація документів
Моє робоче місце: Олександр Сергєєв, керівник Sense Production e-commerce agency
Що таке ERP-система?
Бітрікс24 Мадагаскар. Вбивця пошти.