Організація внутрішнього зв'язку між віддаленими офісами/філіями

blog3.png


Планування роботи під час карантину або при відкритті філії компанії в іншому місті, а може  країні – трудоємкий процес. Головне в ньому – налагодити внутрішній зв'язок між офісами або філіями. Тут важливо розуміти, що крім зручності передачі даних, потрібно гарантувати ще й захищеність.

Організація роботи з віддаленими співробітниками офісу

Найпростіший спосіб вирішити всі проблеми одразу – завести CRM-систему. Усередині Бітрікс24 можна виконувати буквально всі робочі завдання та дії:

  • Вести CRM-картки клієнтів і простежувати історію угод.

  • Виставляти завдання та слідкувати за їх виконанням.

  • Розподіляти навантаження між менеджерами та командами.

  • Вести документообіг – зберігання, створення і друк актів, рахунків, накладних тощо.

  • Отримувати звітність та аналітику з виконаної роботи.

  • Спілкуватися в відкритих і закритих групових чатах.

  • Вести CRM-маркетинг та знайомитися з наскрізною аналітикою.

Перехід на віддалену роботу – це в будь-якому випадку зміна звичного розпорядку. В офісі, коли виникає форс-мажорна ситуація, ви буквально біжите в кабінет до колеги або директора. Що робити, коли такої можливості немає? Вести окремий закритий чат для вирішення термінових проблем. Повідомлення в цьому чаті завжди повинні залишатися включеними.

Організація віддаленого офісу передбачає використання однакового набору програм для зв'язку між його представниками. Тому ще до початку роботи всі співробітники повинні приєднатися до корпоративного порталу. Так вони отримають доступ чатів, дошок завдань, IP-телефонії, проектів і завдань, календаря і т.д. 

Співробітники на віддаленій роботі повинні спілкуватися кожен день. Добре було б проводити:

  • Ранкову відеоконференцію, щоб мотивувати членів команди на новий робочий день. До відеозборів усі повинні бути готові: одягнені по-офісному і т.д.

  • Вечірній обдзвін для обговорення виконаних завдань, проблем, труднощів тощо.

Відеоконференції в Бітрікс24 дозволяють підключати до розмови одразу до 10 людей. Для оголошень і масових обговорень можна використовувати Живу стрічку. З її допомогою легко не тільки підтримувати комунікацію між всією командою, але й стежити за реакцією співпрацівників на події в компанії.

Встановіть правила для спілкування

Які інструменти знадобляться, щоб налагодити зв'язок, ми з'ясували. Але організація віддаленої роботи співробітників – це не тільки про технічну сторону, але й про саму комунікацію. Введіть певні правила. Наприклад, поставте обмеження: не більше ніж 10 повідомлень від двох колег під час обговорення завдання. Якщо повідомлень більше – необхідно обговорювати завдання тет-а-тет за допомогою відеозв'язку, не відволікаючи інших повідомленнями.


blog4.png

Постановка завдань

При віддаленій роботі важливо знайти інструмент, за допомогою якого вийде за пару кліків ставити завдання. Причому і собі, як керівнику, і підлеглим. Враховуйте, що постановка повинна бути максимально докладною: включати детальний опис самого завдання, імена відповідальних, терміни виконання та всі необхідні в роботі матеріали.

Організація дистанційної роботи – захист даних

CRM-система Бітрікс24 гарантує надійний захист даних. Безперебійна робота порталу забезпечується двома незалежними датацентрами, які знаходяться на території ЄС. На будь-які аварійні ситуації платформа реагує автоматично.

Дистанційна робота на платформі максимально захищена від найрізноманітніших загроз: атак вірусів, шпигунських програм тощо. Корпоративна інформація та паролі вашої компанії завжди у безпеці, адже всі з’єднання з CRM-системою відбуваються за допомогою шифрованого обміну даних. Члени вашої команди можуть використовувати Бітрікс24 у будь-якому місці, навіть підключаючись до незахищеного Wi-Fi. Зловмисники не зможуть перехопити паролі чи інші дані.

Для безпеки інформації в рамках компанії керівництво може обмежувати права доступу на деякі документи, проекти чи групи для певних працівників. Якщо частина команди не бере участь у певному проекті, то він має вестися в закритій групі.

Перехід співробітника на віддалену роботу повинен починатися з забезпечення базовими інструментами зв'язку на зразок чатів всередині CRM і закінчуватися формуванням глобальної, захищеної корпоративної локальної мережі для швидкого обміну інформацією.

Бітрікс24 має мобільний застосунок, тому всі співробітники отримують необмежені можливості користування інструментами CRM-системи. Залишатися на зв’язку можна в будь-якому місці та в будь-який час доби.



Безкоштовно. Необмежено. Онлайн.
Бітрікс24 - це місце, де кожен може спілкуватися, спільно працювати над завданнями і проектами, управляти клієнтами і робити набагато більше.
Вам також може сподобатись
Живі Бізнес-процеси у "Бітрікс24"!
Як підвищити трудову дисципліну
Бітрікс24. Корсика - відкриті лінії, омніканальна CRM, мультиворонки і ще багато чого цікавого ...
Новий веб-месенджер в "Бітрікс24"