Організація віддаленого офісу

блог1.png

Організація віддаленого офісу – можливість зберегти працездатність підприємства навіть в умовах карантину та ізоляції. CRM-система Бітрікс24 – це комплекс корисних інструментів, використання яких допомагає полегшити віддалене ведення бізнесу. Сервіс надає можливості безпечного доступу до роботи з будь-якого місця, організації єдиного простору для комунікації та взаємодії співробітників, керування продажами, бізнес-процесами та маркетинговими заходами, а також аналізу ефективності діяльності компанії.

Завдання віддаленого офісу

Щоб віддалена команда працювала ефективно, необхідно забезпечити:

  • швидку комунікацію. Важливо забезпечити можливість не тільки текстової комунікації, але й дзвінків і відеозв’язку. В залежності від завдань той чи інший канал спілкування може бути більш ефективним. Також варто потурбуватися про комунікацію з клієнтами та партнерами;

  • грамотну організацію роботи. При роботі з віддаленими співробітниками не завжди вдається дотримуватися єдиного розкладу. Вміння організувати робочий процес таким чином, щоб колеги працювали продуктивно, а загальний темп роботи над проектами не знижувався, – одне з ключових завдань віддаленого офісу;

  • підтримку командного духу. Ізоляція співпрацівників один від одного може впливати на їх мотивацію. Керівникові компанії потрібно створити атмосферу взаємної підтримки та допомоги.

Інструменти Бітрікс24 дозволяють швидко та без стресу перевести команду на віддалену роботу.

Підготовка до роботи

Перший крок – реєстрація в сервісі Бітрікс24. Базові налаштування системи, організація корпоративної структури з позначенням посад співробітників, створення груп за проектами та запрошення користувачів займає не більше кількох годин. Після цих дій кожен член команди отримує доступ до всіх інструментів платформи. Для початку можна попросити співпрацівників протестувати функції системи (спробувати створити чат, здійснити відеодзвінок тощо).

blog2.png

Комунікація

Комунікацію в Бітрікс24 забезпечують чати. Вони можуть бути особистими й груповими. У чат можна надсилати документи та погоджувати їх. У групових чатах можна збирати співробітників, компетентних у певних питаннях. До того ж, платформа дозволяє проводити бесіди та онлайн-конференції за допомогою дзвінків. 

Центр повідомлень бізнес-чату виводить спливаючі повідомлення від користувачів системи, а також інформацію про запрошення в групу або на зустріч, нові завдання, проекти та події в екстранеті.

 «Жива стрічка» відображає все, що відбувається в компанії, тому кожен співробітник може легко приєднуватися до обговорення проектів, розглядати документи або допомагати приймати рішення. Залишати свої коментарі користувачі платформи можуть і в завданнях, до яких вони мають доступ. 

Для організації комунікації з клієнтами Бітрікс24 пропонує IP-телефонію. Вона дозволяє робити дзвінки безпосередньо з CRM-системи та розподіляти навантаження між менеджерами з продажів. Для телефонії можна налаштувати власний сценарій розвитку подій у разі звернення клієнта в робочі та неробочі години.

Організація роботи

Проекти та завдання – один із головних розділів платформи для організації робочого процесу. Керівник виставляє завдання для співробітників. Користувачі системи можуть стежити з встановленими термінами та їх змінами. Кожен член команди має доступ до всіх завдань, за які він відповідає. Про необхідність їх виконання нагадують лічильники. Про всі дії в завданнях користувачі отримують сповіщення. Робота з проектами та завданнями дозволяє оптимізувати діяльність працівників, визначити, скільки часу витрачається на роботу. Це допомагає прогнозувати та планувати роботу кожного члена команди окремо та всього підприємства загалом.

Зберігати усі документи в одному місці дозволяє Бітрікс24.Диск. Жоден файл не загубиться, а співробітники не будуть витрачати час на пошук необхідної для роботи інформації.

blog3.png


В організації будь-яких подій (онлайн-конференцій, дзвінків клієнтам тощо) допомагає календар. Він спрощує планування заходів. Підібрати дату, яка підійде всім учасникам події, можна за лічені хвилини.

Відстежити відпрацьовані години дозволяє облік робочого часу. Користувачі можуть фіксувати початок і кінець робочого дня. Табелі робочого часу можна формувати для різних режимів роботи (фіксований, погодинний графік тощо). Система автоматично формує звіти, які можуть бачити керівники компанії.

«Командна» робота

Функціонал Бітрікс24 дає можливість підтримувати відчуття роботи в команді. Крім перелічених вище інструментів, платформа дозволяє проводити опитування, залишати відеоповідомлення, демонструвати екран під час відеоконференцій тощо. Такі можливості дозволяють співпрацівникам відчувати себе частиною компанії.


Безкоштовно. Необмежено. Онлайн.
Бітрікс24 - це місце, де кожен може спілкуватися, спільно працювати над завданнями і проектами, управляти клієнтами і робити набагато більше.
Вам також може сподобатись
Налаштуйте свій бізнес швидше на нову реальність разом з оновленим Бітрікс24
Новий Бітрікс24: CRM працює на Автопілоті. 13 квітня дивіться онлайн!
5 простих порад з виживання у кризу від директора українського офісу "1С-Бітрікс" Дмитра Суслова
Чи працюєте з Диском? Вам буде цікаво дізнатися, що ...