Організація системи управління проектами scrum в CRM Bitrix24

Суть системи scrum для компанії

Скрам - це методологія, в основі якої лежать принципи Agile. Дана система забезпечує достатню гнучкість в реалізації роботи користувачів. Для пояснення суті роботи scrum Кен Швабер та Джефф Сазерленд створили Scrum Guide - Керівництво для Скраму. Воно постійно оновлюється, доступне для скачування  на сайті www.scrumguides.org.

Фреймворками скраму являються принципи:

• планувати;

• виконувати;

• адаптувати;

• вимірювати.

В основі скраму лежить концепція самоорганізуючої групи спеціалістів, яка необхідна для виконання роботи. Обов`язки в команді розподіляються між:

• власником продукту чи компанії. Він спостерігає за розвитком проекту, з`єднує команду з замовником, якщо потрібно.

• scrum-майстром. Він допомагає організувати бізнес-процес: проводить наради, вирішує побутові проблеми, мотивує команду. Відповідає за щоденне функціонування проекту.

• командою спеціалістів, які зосереджені на виконанні завдань та випуску продукту, завершенні завдань та ін.

Робота в скрам системі поділена на певні проміжки часу - спринти. Це жорстко фіксований за часом, від 1 до 4 тижнів, період виконання завдання. Перед спринтом формулюються завдання на даний спринт, а в кінці - обговорюються результати. Потім починається новий спринт. Їх зручно порівнювати між собою, для підведення підсумків роботи працівників. 

В скрам завдання зазвичай оцінюють в Story points або в годинах. Без їх зазначення не вийде сформувати спринт. Після вказаного в спринті часу можна отримати статистику - скільки годин чи story points команда змогла виконати за спринт. Для визначення продуктивності команди є показник Velocity. Він дозволяє менеджеру передбачити, де команда буде через певний проміжок часу.

Реалізація модулю scrum в CRM Bitrix24

Скрам підхід успішно втілений в CRM системі Bitrix 24 у вигляді Scrumban модулю. Для його встановлення необхідно купити це розширення для хмарної чи коробкової версії Бітріксу. Scrumban - це Дошка завдань, яка повністю синхронізована з Бітрікс 24. Всі зміни проходять в стрічці активності, календарі, статусах співробітників.

Після встановлення розширення з`явиться додаткове меню у розділі Вибране → Дошка завдань. Відповідне меню відкриває завдання без проекту, або конкретний проект, якщо відкритий детальний перегляд завдання.

Для вибору необхідних спринтів є розумний пошук. При цьому відкривається список спринтів, які поділені на 2 частини: верхня - активні, нижня - завершені спринти.

При наведенні на піктограму спринтів в лівому верхньому куті з'являється підказка по загальній кількості завдань і їх розподілу по процесу. Кольорова смуга пропорційно показує кількості  - нових завдань (червона), завдань, прийнятих в роботу (жовта) та завершених завдань (зелена).

При необхідності використання додаткових функцій Scrumban є розділ LaunchPad у лівому верхньому куті. В ньому є наступні вкладки:

• робочий стіл управління проектами;

• мої проекти;

• CRM - для управління лідами;

• налаштування;

• документація;

• підтримка;

• повернутись в Бітрікс24.

Для створення нового завдання в Scrumban необхідно в лівому нижньому куті натиснути Додати завдання. Далі вказати:

• тип завдання;

• назву;

• текст завдання;

• обрати пріоритет, де зелений - це низький, сірий - середній, червоний - високий;

• номер завдання;

• чек лист;

• аватар відповідального;

• час затрачений/час плануємий;

• плануєму дату початку та кінця роботи.

Після завершення завдання, його можна перемістити в Архів. Для редагування завдання необхідно зайти в його меню картки та обрати пункт “Редагувати”. Всі створені завдання з`являються на Дошці, розбитою по категоріям.

При великій кількості завдань зручним є команда Фільтрувати, в якій завдання можна фільтрувати за текстом, користувачами, тегами, пріоритетом та ін. Можна одночасно фільтрувати за кількома параметрами, що значно скоротить час при роботі з завданнями.

Scrumban - це корисний та зручний сервіс, який дозволяє створювати наглядну дошку з лідами чи завданнями. Вони легко поміщаються на один екран, їх легко обробляти і контролювати. Інтерфейс категорій редагується, що дозволяє компанії налаштувати їх максимально комфортно для своєї роботи.