Організація роботи з віддаленими співробітниками

blog6.png


Ведення вільного бізнесу, фінансова економія, непередбачена ситуація в країні або навіть у всьому світі – це все приводи організувати віддалену роботу офісу. При грамотному підході до організації складнощів не виникне.

5 китів роботи з віддаленими співробітниками

Від дій власника бізнесу залежить, наскільки якісно буде організована робота і який результат вона буде давати. Щоб завдання виконувалися, а розклад дотримувався, орієнтуйтеся на такі елементи:

  • Інструментарій. Мова йде про налагоджену систему роботи та контролю за її виконанням. Потрібно чітко розуміти – скільки разів на тиждень проходитимуть відеонаради, до яких документів і можливостей повинні отримати доступ віддалені співробітники. 

  • Формулювання та призначення завдань. Співробітник або команда повинні точно розуміти, що від них хочуть і в який термін. Від правильності постановки завдання залежить результативність виконання. Складайте чек-листи, де докладно буде розписуватися суть і цілі проекту.

  • Мотивація. Між роботою в офісі і роботою з дому – колосальна різниця. Співробітникам потрібно навчитися повної самостійності та виконувати поставлені завдання без нагадувань. Грошова мотивація – це лише мінімум. Приділяйте хоча б 1 годину на тиждень на мотивуючі переговори. Навіть якщо ви бачите стабільний результат, не пропускайте щотижневі дзвінки. Завжди є ризик, що віддалений співробітник втратить інтерес, почне виконувати роботу на автоматі та в підсумку це позначиться на результаті.

  • Пам'ятати про людський фактор. В офісі простіше з тієї причини, що ви бачите кожного працівника. Якщо з людиною щось не так, це помітно. Намагайтеся відстежувати стан команди, щоб при необхідності своєчасно делегувати частину обов'язків колегам. Інакше цілком можна зіткнутися із зірваними дедлайнами.

  • Ведіть облік робочого часу. Контроль – запорука якісно виконаної роботи. Складіть розклад, якому повинна слідувати команда. Визначте, в який час співробітники мають бути на зв'язку. Для точного підрахунку відпрацьованих годин використовуйте спеціальний софт (про інструменти нижче). Пам'ятайте про звітність: команда повинна щотижня звітувати про виконану роботу. Регулярні звіти – це також інструмент швидкого пошуку похибок у виконанній роботі.


banner10 (1) (1).jpg


Пам'ятайте про зворотний зв'язок. Коли проект прийнятий і добре виконаний, повідомте про це команді. Зробіть коротке резюме по вклад кожного члена команди, опишіть сильні сторони проекту. Те ж саме стосується неприйнятих робіт – чітко резюмуйте, з яких причин проект не приймається, за можливості дайте підказки, що стосуються виправлення.

Згідно зі статистикою, 39% віддалених працівників вважають основною причиною низької продуктивності – неправильно організований обмін інформацією або повну його відсутність.

Інструменти для організації віддаленого офісу

Перейдемо до інструментів, які допоможуть якісно реалізовувати проекти на віддаленій основі. Перше і найнеобхідніше – це хороша CRM-система. Вона дозволяє об'єднати більшу частину інструментів в одному ресурсі. Усередині CRM ведуться всі бізнес-процеси: відбувається постановка завдань і контролюється їх виконання, відстежуються угоди, ведеться облік робочого часу, здійснюється комунікація з клієнтами та між співробітниками.

Чати, окремі програми для відстеження відпрацьованого часу, Google-календар для призначення підтвердження замовлення – коли ці інструменти працюють окремо, організувати команду складніше. Отже Бітрікс24 – рятувальний човен для віддалених офісів. Платформа пропонує:

  • просту CRM. Система дозволяє об’єднати всі канали комунікації з клієнтами та зберігати всю необхідну інформації для роботи з ними. За допомогою телефонії можна робити дзвінки безпосередньо з платформи, записуючи розмови;

  • керування проектами та завданнями. Для кожного проекту користувачі можуть виставлять завдання та підзадачі. Для кращого планування роботи для кожного завдання визначаються виконавці, співвиконавці та спостерігачі з різними правами доступу. Бітрікс24 нагадує користувачам про терміни виконання завдань. Завдання можна відображати списком, планом ао діаграмою Ганта;

  • програму обліку робочого часу. Працівник фіксує час початку та закінчення робочого дня. Система допомагає керівникові визначити трудовитрати співробітників;

  • зручний простір для спілкування. Користувачам доступний загальний чат з інформацією для всіх членів колективу. Жива стрічка дозволяє команді проводити швидкі обговорення будь-яких тем. Персональні та загальні чати допомагають у вирішенні завдань з конкретних проектів;

banner11 (1).jpg


  • календар для планування подій. Користувачі можуть не тільки складати плани своїх робочих днів, але й швидко знаходити час для спільних обговорень з колегами. Календар синхронізується з поштою, Google-календарем, MacOS, Android, iPhone та iPad;

  • мобільний застосунок. Функціонал Бітрікс24 доступ навіть на смартфоні, тому співробітники завжди залишаються на зв’язку.

Безкоштовно. Необмежено. Онлайн.
Бітрікс24 - це місце, де кожен може спілкуватися, спільно працювати над завданнями і проектами, управляти клієнтами і робити набагато більше.
Вам також може сподобатись
Бітрікс24 Мадагаскар. Вбивця пошти.
IP телефонія як інструмент продажів
Травневий обвал цін: знижки на "Бітрікс24" до 50%
Практичні поради від перегорання на роботі. Олена Володимирська, Pruffi