Управління часом: як без насильства навчити співробітників планувати

Типові проблеми тайм-менеджменту на підприємстві:

• Відсутність регулярної звітності
• Епізодичне і неграмотне планування робочого дня
• Невміння розставляти пріоритети, засилля «авральних» завдань
• «Багатозадачність»: поєднання різнорідних обов'язків
• Прокрастинація
• Немає загальних інструментів планування

Бізнес-органайзер

Доки одні працівники користуються Skype і Excel, інші Google Docs і Viber, треті електронною поштою та «1С», левову частку робочого часу з'їдає взаємне непорозуміння. Коли у кожного відділу і будь-якого співробітника свій інструмент для роботи, завдання виконуються повільно, через суперечки та конфлікти, з помилками і переробками.

Щоб правильно організувати роботу працівників, потрібен загальний для всього підприємства онлайн-планувальник завдань. У «Бітрікс24» всі інструменти зібрані в одному місці. Користувачі ставлять один одному завдання, обмінюються календарями, призначають зустрічі, планують, керують робочим часом. Безкоштовний онлайн-планувальник полегшує рутинну роботу співробітників і тому не сприймається як нав'язаний інструмент контролю.

Управління робочим часом

Тайм-менеджмент і управління часом починається з особистої дисципліни. У «Бітрікс24» співробітники самі відзначають початок і закінчення робочого дня, перерви на обід і відлучення. CRM старанно збирає дані і генерує звіти, що надсилаються керівнику і в бухгалтерію. Відразу видно, хто з працівників постійно спізнюється, а хто засиджується допізна. Перше можна дисциплінувати штрафами. З другими варто поговорити і дізнатися причину, чому їм доводиться стільки працювати. Може з'ясуватися, що навантаження розподілене нерівномірно.

«Бітрікс24» також враховує, скільки часу співробітники витрачають на виконання окремих завдань. Для керівників це спосіб з'ясувати, які завдання витрачають найбільше часу. Співробітники зможуть грамотно розпланувати свій час і розставити пріоритети. Наприклад, планування по «матриці Ейзенхауера» підвищує якість прийнятих рішень та рівень опрацювання найважливіших операцій.

Онлайн планувальник завдань

Керування часом і планування в «Бітрікс24» починається з самого ранку. Коли співробітники приходять на роботу, програма сама пропонує їм розпланувати день — вибрати справи із запропонованого списку або вписати свої завдання. У робочому плані враховуються регулярні події: планерки, збори, наради тощо. Задачі відображаються в особистому календарі, з яким звіряються колеги.

Спрощується робота підлеглих і керівників. Перші протягом дня бачать, скільки завдань у роботі, які з них прострочені (або скоро вийде термін), або о котрій годині в них призначено нараду. Керівники управляють часом проектів, відстежують завдання і завантаження співробітників, допомагають їм ресурсами, інформацією, моральною підтримкою.

Тайм-менеджмент онлайн

«Бітрікс24» – це хмарний сервіс, доступний через Інтернет. Тому співробітники управляють своїм часом, навіть якщо не знаходяться в офісі. Інструменти для планування, обліку часу, календарі й т.п. доступні в мобільному додатку.

За допомогою «Бітрікс24» керівники контролюють роботу віддалених співробітників, витрат і позаштатників. Управління часом та планування за допомогою «Бітрікс24» дозволяє виконувати будь-які завдання незалежно від фізичного місцезнаходження учасників.