Облік робочого часу – ви завжди в курсі, де ваші співробітники

Програми контролю робочого часу

Для вирішення цієї проблеми створено сотні програм обліку робочого часу. Серед них популярні системи автоматичного стеження. З їх допомогою відстежується запуск програм на вашому комп'ютері, перехоплюється обмін повідомлення в месенджерах і натискання клавіш при наборі тексту. Використовуються рішення, що роблять знімки робочого столу (скріншоти) або навіть проводять безперервний відеозапис зображень на дисплеї.

У подібних систем контролю робочого часу працівників є серйозний недолік. Вони порушують статті 182 КК Україні «Порушення недоторканності приватного життя» та ст. 163 КК Україні «Порушення таємниці листування, телефонних розмов, телеграфної чи іншої кореспонденції, що передаються засобами зв'язку або через комп'ютер». Роботодавець, який бажає використовувати програми стеження для обліку робочого часу співробітників, зобов'язаний отримати письмову згоду кожного працівника. Інакше ображений співробітник може влаштувати великі неприємності фірмі і босові.

Краще використовувати особисті та колективні системи добровільного обліку витрат часу (тайм-трекери). Вони цілком законні, стимулюють самодисципліну і організованість.

Система обліку робочого часу «Бітрікс24»

У сервісі «Бітрікс24» система обліку робочого часу нтегрована з органайзером, документообігом, телефонією та системою управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Зібрана статистика автоматично передається у вигляді звітів керівнику і в бухгалтерію. На підставі даних обліку використання робочого часу нараховується зарплата.

Моніторинг робочого часу співробітників виконується з допомогою завдань, подій календаря, а ще інструменту особистого хронометражу «облік робочого часу».

Контроль змін хронометражу

Кожен співробітник заходить вранці в «Бітрікс24» і «відкриває» робочий день, при цьому запускається лічильник часу. В обідню перерву і при кожному відлученні працівник ставить лічильник на паузу, а ввечері зупиняє.

При цьому співробітник планує робочий день, обираючи завдання зі списку або вписуючи власні. Після цього автоматизована система обліку робочого часу «Бітрікс24» розподіляє робочий час між запланованими завданнями. Також віділяється час на планерки, наради й зустрічі, заплановані керівництвом або колегами через завдання і календар.

Якщо працівник зрушує час початку або закінчення робочого дня, то повідомлення про цю зміну надсилається керівнику.

Керівник, у свою чергу, вирішує, як поставитися до зміни хронометражу робочого часу, які заходи прийняти.

Звіти по робочому часу

Такий «м'який» контроль робочого часу співробітників показує, коли вони починали і закінчували робочий день, скільки годин відпрацювали, як змінювали терміни виконання.

Співробітники не відчувають стресу від жорсткого контролю, але вся інформація про тривалість робочого дня прозора для керівника. Працівникам, які звикли до регулярної звітності, такий облік відпрацьованого часу не буде в тягар. Решта без труднощів звикне до самоконтролю з допомогою «Бітрікс24».

Облік часу по завданнямм

При створенні нового завдання керівник включає облік часу і призначає планові терміни. Шість видів звітів полегшують аналіз даних обліку часу співробітників. Дізнавайтеся в один клік: скільки завдань завершено, скільки в роботі, скільки вже витрачено часу і чи немає перевитрати. Звіти вивантажуються в Excel.

На підставі відпрацьованого часу можна не тільки вирахувати суму оплати праці, але й суму за понаднормові години – сервіс веде облік переробки робочого часу.

Система моніторингу робочого часу співробітників дозволить спланувати робочий день, використовуючи планувальник часу.

Облік і планування

Контроль обліку робочого часу невід'ємний від планування. Використовуйте електронний щоденник, загальні та персональні календарі, планувальники проектів та подій для продуманого планування майбутньої роботи. Якщо цього не робити, то облік та контроль робочого часу будуть лише констатувати даремно витрачені ресурси.

Контроль робочого часу персоналу в «Бітрікс24» доповнюється графіком відсутності. Витрати на фонд оплати праці відомі заздалегідь, переплата за невідпрацьований час не допускається. Направленим у відрядження співробітникам програма обліку часу роботи за комп'ютером враховує робочі години через інтернет або мобільні додатки.