Електронний документообіг

Навіщо відмовлятися від роздруківок?

Коли роздруківок сотні, починається плутанина. Варто один раз відволіктися і покласти лист не в ту папку... Одна помилка здатна вбити половину робочого дня, поки ви шукаєте потрібний папір в лотках та скриньках. Впровадження електронного документообігу в компанії дозволить вам знизити витрати на папір, витратні матеріали до принтерів та копірів, звільнити місце в офісі.

Створіть електронний архів документів і перекладіть рутинне діловодство на «Бітрікс24». CRM сама зафіксує вхідні файли, занесе їх у відповідні папки, сповістить співробітників та надасть їм доступи. У «Бітрікс24» передбачено кілька алгоритмів діловодства. З ними керівники налаштовують ланцюжок узгоджень, визначають повноваження і привласнюють права.

Крім цього, шаблони «Бітрікс24» дозволяють створити бізнес-процес на оплату рахунку, оформити заяву на видачу готівки, заяву на відпустку або відрядження.

Організація документообігу

«Бітрікс24» допоможе скоротити час на підготовку і редагування документів, збільшити швидкість прийняття управлінських рішень, підвищити рівень захисту інформації та виконавчу дисципліну.

І головне, вам не доведеться ритися в нескінченних папках і стопках паперів! Тепер, щоб знайти рахунок або лист, введіть заголовок, контрагента або співробітника в поле «пошук».

Контроль документообігу

Система управління електронними документами організовує погодження без паперових копій. Вам не доведеться бігати по кабінетах, щоб зібрати потрібні підписи. «Бітрікс24» дозволяє контролювати кожен етап життєвого циклу договору або листа. Запустіть бізнес-процес на обробку файлу і займіться іншими справами. «Бітрікс24» сама «проштовхне» його по ланцюжку узгодження. Ініціатору залишається спостерігати, хто вже схвалив файл, а хто ще перевіряє.

При необхідності використовуйте сценарії погодження: двоетапне утвердження, голосування, затвердження зі статусами тощо.

Спільне редагування

Типовий випадок: група співробітників працює над проектом договору. Поки один колега редагує, іншим доводиться чекати, ставати у чергу. До того ж без контролю версій зміни губляться, або суперечать одна одній.

«Бітрікс24» дозволяє редагувати документи одночасно з колегами. CRM фіксує кожну зміну файлу при бажанні легко повернутися до попередньої версії. Так знижується вірогідність втрати інформації та підвищується оперативність роботи. Крім цього, дані постійно доступні. Достатньо вийти в Інтернет та працювати з документами онлайн.