Бітрікс24: BPM система: візьміть бізнес-процеси під контроль

Над бізнес-процесами потрібно постійно працювати: знаходити проблемні місця і покращувати. У цьому вам допоможе BPM-система «Бітрікс24».

Що це

BPM (Business Process Management) – програма, що представляє бізнес-процеси в наочній формі, і тому полегшує управління ними. Являє собою набір інструментів, за допомогою якого моделюються операційні, підтримуючі та керуючі процеси. Після внесення моделей в CRM, виконання контролюється з мінімальною участю людини.

Як це робиться: ви готуєте формальний опис бізнес-процесу, потім будуєте блок-схему в «Бітрікс24» з допомогою вбудованого редактора, стверджуєте і запускаєте. Залишається тільки спостерігати, як працює процес на ділі, і вчасно виправляти виявлені неточності.
Фото Що таке BPM система
  • Як привести бізнес-процеси до ладу?

    З чого почати

    Робоча рутина складається з типових завдань: дзвінки клієнтам, погодження документів, оплати рахунків і т.п. За замовчуванням ці процеси безсистемні та ніяк не регламентуються. Кожен працює так, як звик. І ніхто не помічає, що робота дублюється, завдання буксують, а клієнтів посилають з відділу у відділ.

    Перш ніж посилювати дисципліну і карати працівників, розберіться, що заважає роботі. Виявте проблемні ділянки: підготовка комерційних пропозицій, затвердження договорів або оплата витрат. Опишіть діючий процес від надходження заявки до надання послуги клієнту. Потім напишіть «ідеальний варіант» і порівняйте. Ви відразу зрозумієте, що потрібно поліпшити. Отріманий опис перенесіть в «Бітрікс24».
    Фото Як привести бізнес-процеси до ладу
    Фото Як привести бізнес-процеси до ладу з Бітрікс24
  • Малюємо бізнес-процеси

    Перевага BPM-системи в тому, що створювати і редагувати бізнес-процеси може людина, що не має бізнес-освіти і навичок програмування.

    У «Бітрікс24» це відбувається так: у візуальному редакторі ви малюєте схему «ідеального» процесу, додаєте учасників і визначаєте результат. У конструкторі є набір готових блоків і функцій: повідомлення, завдання, події календаря, поштове повідомлення та інші. Перетягніть елементи і з'єднайте в ланцюжки. Або виберіть із шести готових шаблонів: рахунок на оплату, обробка вихідних і вхідних, видача готівки, заява на відрядження і відпустки.
    Фото Малюємо бізнес-процеси з Бітрікс24

    Миттєве впровадження в практику

    Бізнес-процес готовий до роботи після завершення налаштування. «Бітрікс24» дозволяє запускати скільки завгодно процесів, з довільною кількістю дій та учасників.

    Управління проводиться у суворій відповідності зі сценарієм: від стартової події, слідуючи по ланцюжку переходів, до кінцевої події. Система сама ставить нові завдання співробітникам крок за кроком, поки не досягне фінішу.

    «Бітрікс24» виконує сценарії автоматично, спрощуючи рутинні справи: розсилає повідомлення, ставить завдання, будує звіти і т.п. Це звільняє час співробітників, щоб вони переключилися на складні та відповідальні завдання.
    Фото Миттєве впровадження в практику

    Вводимо показники ефективності

    Процес вважається досягнутим, якщо мета успішно виконана. Щоб оцінити результат, використовують вимірні показники (KPI): тривалість процесу, кількість операцій, зростання продажів та ін.

    Визначте, яких вимірних результатів ви чекаєте від підрозділів і співробітників. Потім занести ці дані в «Бітрікс24». Програма сама простежить за тим, чи виконують працівники план, хто працює, а хто імітує роботу. Свіжі звіти надходять керівнику регулярно.
    Фото Вводимо показники ефективності

    Контролюємо роботу і робимо висновки

    Типових процесів в компанії багато, всі не пригадаєш. Щоб знайти потрібний, зайдіть в розділ «Процеси», або скористайтеся пошуком.

    У «Бітрікс24» для кожного бізнес-процесу передбачена окрема картка, в котрій видно всі дані: хто учасник процесу, поточні і виконані завдання, дата запуску тощо. Програма автоматично фіксує зміни і заносить кожну дію в лог, за допомогою якого легко зрозуміти, скільки часу знадобилося на виконання того чи іншого процесу, хто «гальмує» роботу і що потрібно поліпшити.

    Помітили, що працівник не справляється із завданням? Ви легко можете замінити його іншим. Щоб відредагувати процес у «Бітрікс24», досить пари кліків!
    Фото Контролюємо роботу і робимо висновки

    «Бітрікс24» - це не тільки автоматизація бізнес-процесів

    Це все, що потрібно для організації роботи компанії. Інструменти тісно взаємопов'язані, а це означає, що вам не доведеться перемикатися між різними сервісами. Почати працювати можна відразу після реєстрації. Достатньо будь-якого браузера. Не потрібно встановлювати. Не потрібно впроваджувати. Не треба вчитися, щоб освоїти.

    Фото «Бітрікс24» - це не тільки автоматизація бізнес-процесів
    Більш 12 000 000 компаній вже використовують Бітрікс24 Приєднуйтесь!