Аналіз та оптимізація бізнес-процесів

Навіщо автоматизувати бізнес-процеси?

Людям властиво забувати: не передзвонюють після відправки комерційної пропозиції, не виконують пункти договорів, не виставляють рахунки вчасно. Ці помилки в кінцевому результаті дорого обходяться.

У «Бітрікс24» легко перекласти функцію контролю з людей на програму, формалізувати і регламентувати робочі процедури. Раніше вони були в головах співробітників, тепер стануть правилами, які неможливо ігнорувати.

Почніть з аналізу бізнес-процесів

Для оптимізації бізнесу вилучіть зайві та непотрібні операції. Опитайте співробітників, складіть схему. Визначте ресурси, цілі, ролі учасників. Побудуйте модель за методологією нотації BPMN, EPC, IDEFO або задачно-орієнтованої послідовності робіт. «Бітрікс24» допоможе знайти «вузькі» місця в роботі підрозділів, виявити можливі ризики і невиробничі витрати, які компанія несе через дублювання функцій і повноважень.

Ви зрозумієте, які операції забирають надто багато часу, скільки в них задіяно людей, хто відповідає за ту чи іншу задачу і на яких ділянках продуктивність небезпечно низька. Використовуйте ці дані, щоб виявити процеси та процедури, які слід усунути або замінити.

Автоматизуйте по частинах

Автоматизувати всі робочі процеси ризиковано. Визначте першочергові ділянки і почніть з них! Після аналізу ефективності бізнес-процесів ви легко виділите витратні, дублюючі та затягнуті операції.

Виявили типові процедури? Зобразіть у вигляді схеми на папері, а потім занесіть в «Бітрікс24» за допомогою візуального редактора. Запустіть бізнес-процеси і протестуйте на практиці. Виявіть «вузькі місця» і швидко усуньте, не залучаючи до роботи програмістів і консультантів. Тепер співробітники не забудуть про важливі справи.

Спостерігайте та регулюйте

В компанії вже склався порядок взаємодії підрозділів у процесі виробництва, збуту, обліку, управління. Але чи ефективний він? Слабкі ланки обмежують пропускну здатність, деякі співробітники постійно перевантажені, в роботі черги і затори. Керівники навіть не в курсі, який важкий шлях проходить документ перед тим, як потрапити до них на стіл.

В «Бітрікс24» всі бізнес-процеси як на долоні. Ви бачите, на якому етапі знаходиться ваша заявка і на кому «завис» процес, та в разі необхідності підключаєтеся, щоб обговорити або уточнити інформацію.

Моделювання будь-яких сценаріїв

«Бітрікс24» дозволяє моделювати бізнес-процеси будь-якої складності. З необмеженою кількістю учасників, з різноманітною послідовністю узгоджень, з розгалуженнями та умовами запуску і вибору.

6 типових бізнес-процесів готові до роботи: оплата рахунків, обробка вихідних і вхідних, видача готівки, узгодження заяв на відпустку та відрядження.

Автоматизуйте роботу з клієнтами

Оптимізація бізнес-процесів компанії з допомогою «Бітрікс24» допоможе співробітникам оперативно реагувати на заявки, запити або дзвінки, швидше обслуговувати клієнтів, планувати зустрічі та ділову переписку.

Чим менше помилок в роботі менеджерів, тим лояльніше клієнти. «Бітрікс24» допоможе вислати комерційну пропозицію або рахунок в строк і без додаткових нагадувань, попередити клієнта про акції або сезонної розпродажі, привітати з Днем Народження або з ювілеєм компанії.

Доводьте угоди до кінця. CRM обов'язково нагадає, що і коли необхідно зробити та надасть необхідну інформацію.